Download de recentste gratis versie, die draait onder Windows XP, Vista en 7, van www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=15155. Let op: Microsoft heeft voor 64-bits Windows een aangepaste versie, eindigend op _x64.exe. Na de installatie kom je in het openingsscherm van SyncToy. De link Create New Folder Pair voert je naar de volgende stap.

In eerste instantie zijn er weinig verrassingen. Je geeft via Browse aan waar de ene map (Left Folder) en de andere (Right Folder) zich bevinden. Dat hoeft niet noodzakelijk een lokale map te zijn, via Netwerk wijs je eenvoudig een gedeelde netwerkmap aan. Klik op Next. Nu volgt een belangrijke beslissing. Welk synchronisatietype kies je: Synchronize, Echo of Contribute?

Synchronize: alle nieuwe en gewijzigde bestanden worden in beide richtingen gekopieerd. Heb je in de ene map bestanden hernoemd of gewist, dan gebeurt dat automatisch ook in de andere.

Echo: hetzelfde als hierboven, maar dan eenrichtingsverkeer. Concreet: alleen van links (Left Folder) naar rechts (Right Folder).

Contribute: hetzelfde als bij Echo, met één belangrijk verschil. Gewiste bestanden in de ene map worden niet (automatisch) ook in de andere verwijderd.

Nu dien je nog één keer op Next te klikken en een zinvolle naam voor het mappenpaar te bedenken. Rond met Finish de selectie af.

Data uitsluiten

SyncToy geeft nog de kans een en ander bij te sturen alvorens de synchronisatie uit te voeren. Via Change Action kies je alsnog een ander synchronisatietype. Klik ook eens op Change Options. Daarmee kun je bepaalde bestandstypes insluiten (Include) dan wel uitsluiten (Exclude). Standaard gaan alle bestandstypes mee, maar wil je bijvoorbeeld alleen afbeeldingen synchroniseren, dan vul je bij Files To Include iets in als *.jpg; *.png; *.gif. Wil je alle bestanden erbij betrekken op een paar extensies na, vul die dan in bij Files To Exclude. Via vinkjes sluit je trouwens ook read-only (alleen lezen-), hidden (verborgen-) en system (systeem)bestanden uit. Standaard worden alle submappen van de twee gekozen mappen meegenomen. Via Select Subfolder is het echter mogelijk om specifieke mappen buiten de synchronisatie te houden.

Om te weten of het twee identieke bestanden betreft (in beide mappen), controleert SyncToy standaard de naam, de grootte en het tijdstip. Pas wanneer die hetzelfde zijn, beschouwt de tool ze als identiek. Wil je een sluitende controle, plaats dan een vinkje bij Check File Contents: SyncToy vergelijkt beide bestanden dan op byteniveau. Grondiger, maar ook tijdrovender.

Veiligheidshalve laat je ook het vinkje staan bij Save Overwritten Files In The Recycle Bin: bestanden die tijdens het synchronisatieproces gewist of overschreven worden, kun je dan altijd nog uit de prullenbak vissen. Active For Run All, tot slot, betekent gewoon dat dit mappenpaar automatisch aangevinkt staat, zodat beide mappen in de operatie betrokken worden wanneer je Run All selecteert (zie volgende stap). Bevestig je keuze met OK.

Controleren en uitvoeren

Voordat je op Run of op Run All klikt, nadat je verschillende mappenparen hebt gekozen en in het linkerpaneel All Folder Pairs hebt geselecteerd, doe je er goed aan eerst de Preview (All)-knop te proberen. Die simuleert de gevraagde synchronisatie en geeft een goed overzicht van wat er precies met je bestanden zal gebeuren. Ziet alles er goed uit? Geef dan met Run (All) het startsein.

SyncToy kun je op gezette tijden laten uitvoeren. Voor Windows 7 en Vista open je het Windows-startmenu. Ga naar Alle Programma’s, Bureau-Accessoires, Systeemwerkset, Taakplanner. Klik op Basistaak Maken. Kies een geschikte naam en beschrijving en klik op Volgende. Geef aan wanneer je de taak wilt uitvoeren. Ga naar Actie, Een Programma Starten, Bladeren, SyncToyCmd.exe (standaard in de map C:\Program Files\SyncToy 2.1\). In het veld Parameters Toevoegen vul je nu –R in. Bevestig met Volgende, Voltooien.