Werk je al langer met Outlook en zie je op tegen een andere ‘personal information manager’ (kortweg pim)? Vrees niet: de interface van EssentialPIM heeft veel weg van Outlook. EssentialPIM maakt het je gemakkelijk om gegevens als e-mail, agenda, taken, notities en contacten uit Outlook te importeren – en overigens ook weer te exporteren. Kortom, weinig reden voor koudwatervrees. In deze workshop maak je kennis met de interessantste functies en mogelijkheden van deze gratis tool.

Je vindt EssentialPIM 4.22 op www.essentialpim.com. Merk op dat je hier ook een Buy-knop aantreft. Inderdaad, er bestaat tevens een Pro-versie, die overigens slechts € 29,95 kost, met meer mogelijkheden. Deze extra’s vind je toegelicht op www.essentialpim.com/?r=products&pr=profeatures#22. Wij houden het hier bij de gratis versie: we denken dat die voor de meeste thuisgebruikers zal volstaan. Goed om weten, en probeer dat maar eens met Outlook: in de downloadsectie kun je tevens terecht voor een ‘portable’ variant. Jawel, EssentialPIM laat zich ook vlot vanaf een usb-stick (of U3-stick) draaien: alle gegevens blijven dan netjes op de stick.

Stap 1: installeren & importeren

De installatie blijkt in elk geval pijnloos: op Next klikken, I agree aanvinken, vervolgens Next, Install, Finish en EssentialPIM start al meteen op. Wel krijg je de eerste keer nog de vraag in welke taal je het programma wilt: Nederlands is een van de (33) mogelijkheden. We gaan er even vanuit dat je op je toestel ook Outlook hebt staan. EssentialPIM merkt dat op en vraagt of je al meteen gegevens uit Outlook wilt importeren. Dat kan ook later wel (zie stap 2), maar wij klikken hier alvast op Ja, selecteren het gewenste pst-bestand van Outlook en geven aan welke gegevens we willen binnenhalen: Agenda (en zo ja, van welke periode), Taken, Notities of Contacten. E-mail importeren kan ook, maar nog niet op dit moment, daarvoor moet je eerst een account creëren in EssentialPIM.

Stap 2: account creëren

Een e-mailaccount creëren doe je als volgt. Open de rubriek E-mail in het linkerpaneel, ga naar het menu Extra, Account instellingen. Klik vervolgens op Toevoegen en volg de (vier) stappen van de Account Wizard. Daar vul je de klassieke ingrediënten in: naam, e-mailadres, inkomende (pop3 of imap4) en uitgaande mailserver – inclusief eventuele gebruikersnaam en wachtwoord – en ten slotte een naam voor het account. Je beslist zelf of je de mail voor dit account in aparte mappen dan wel in een globale map laat belanden. Een account kun je altijd nog aanpassen. Open hiervoor opnieuw het venster van Account instellingen, selecteer het account en klik op Wijzigen. Langs deze weg krijg je trouwens meer opties te zien dan via de wizard. Zo kun je op het tabblad Servers aangeven of het om een beveiligde connectie gaat en over welke poort die loopt. Op het tabblad Geavanceerd kun je onder meer instellen of de tool automatisch op nieuwe berichten moet checken en hoe frequent en of er een kopie van het bericht op de mailserver moet achterblijven. Op het tabblad Handtekening ten slotte kun je een (html-)handtekening voor je uitgaande berichten opgeven, inclusief afbeelding.

Je zult merken: het is nu ook mogelijk de e-mailberichten van een Outlook-account te importeren: dat doe je via Bestand, Importeren, Outlook, waarbij je dan aangeeft in welke EssentialPIM-account de berichten dienen te komen.

Stap 3: spelling checken

We leggen je hier niet uit hoe je een e-mail opstelt en verstuurt: EssentialPIM is (ook) op dit punt zo gebruiksvriendelijk en de procedure zo vergelijkbaar met die van andere e-mailclients, dat je daar vast zelf wel uitkomt. Het zal je echter wel opvallen dat de ingebouwde spellingchecker op de Engelse taal is afgestemd, ook al heb je het Nederlands als interfacetaal ingesteld. Online kun je wel terecht voor een Nederlands woordenboek: www.essentialpim.com/?r=download&pr=dictionaries. Onder Vista en 7 plaats je beide uitgepakte bestanden (nl_NL.aff en nl_NL.dic) in de (verborgen) map C:\Users\Gebruiker\AppData\Roaming\EssentialPIM\Dict. Zodra je herstart, pikt EssentialPIM ook dit woordenboek op in de spellingcontrole. Overigens kun je dat altijd nagaan en ook wijzigen door tijdens het opstellen van een bericht op F7 te drukken en Woordenboeken aan te klikken.

Stap 4: berichtregels opstellen

EssentialPIM laat je tevens toe criteria vast te leggen op grond waarvan specifieke inkomende berichten automatisch verplaatst, gekopieerd, verwijderd of ‘als gelezen’ gemarkeerd worden. Dat is best handig om enige ordening in je mailmappen te bewaren. Stel, je wilt berichten die afkomstig zijn van PCM én waarin de berichttekst het woord ‘belangrijk’ bevat automatisch in de mailmap ‘redactie’ laten terechtkomen. Rechtsklik dan op de gewenste accountnaam (in het linkerpaneel) en kies Nieuwe map, waarna je die map de naam Redactie meegeeft. Vervolgens ga je naar het menu Extra, Berichtregels, Toevoegen en geef je een geschikte naam aan de nieuwe regel. Bij voorwaarden voor inkomende berichten selecteer je Van bevat @pcm.nl, klik je op het plusje en selecteer je vervolgens Berichttekst bevat belangrijk. Vervolgens kies je bij Selecteer acties voor bericht verplaatsen naar Redactie en vink je onderaan de optie Regel toepassen voor berichten die aan alle voorwaarden voldoen aan. Bevestig met OK.

Stap 5: contacten toevoegen

EssentialPIM is natuurlijk veel meer dan een e-mailclient. De tool fungeert tevens als contactbeheerder. Zo is het bijvoorbeeld makkelijk om een nieuw contact op basis van een ontvangen e-mailbericht toe te voegen. Open het bericht, ga naar Opties, Aan contacten toevoegen. Je kunt nu kiezen tussen Afzender en Aan / CC-lijst. Ga je voor de tweede, dan worden alle – nieuwe – adressen uit het Aan- en CC-veld als contacten toegevoegd. Uiteraard is het ook mogelijk contacten zelf vanaf ‘nul’ toe te voegen. Open de rubriek Contacten en klik op Contact toevoegen, waarna je, verdeeld over de tabbladen Persoonlijk, Zakelijk, Aantekeningen en Foto/Afbeelding, uitgebreide informatie over die contactpersoon kwijt kunt. Merk op dat je op het tabblad Persoonlijk ook een geboortedatum kunt invullen. Leuk is dat je hier meteen een herinnering en een actie aan kunt koppelen: je laat bijvoorbeeld twee dagen van tevoren een bericht verschijnen dat je de jarige een kaartje moet toesturen. Groepen creëren blijft jammer genoeg voorbehouden aan de Pro-versie.

Stap 6: afspraken beheren

EssentialPIM bevat dus ook een agenda. Ook hier kun je op elegante manier items toevoegen. Stel, je wilt een afspraak inplannen van 13.00 tot 15.30 uur, dan hoef je dat tijdvak maar met ingedrukte linkermuisknop te selecteren. Zodra je de muisknop loslaat, verschijnt een venster waarin je de nodige informatie kunt invullen. Een handige functie is Exclusieve gebeurtenis: plaats je hier een vinkje, dan voorkomt de tool dat je gedurende deze periode nog een andere gebeurtenis kunt inplannen. Via Geavanceerd bij Herinneren kun je uit drie verschillende manieren kiezen om je op de gebeurtenissen te laten attenderen: een eigen geluid of bericht of een programma dat op dat moment automatisch opstart. Via Geavanceerd bij Herhalen krijg je toegang tot allerlei opties om de frequentie van de gebeurtenis in te stellen.

Heb je bijvoorbeeld al een agenda via Gmail, weet dan dat je ook deze gegevens kunt importeren. Ga naar http://calendar.google.com, klik in het linkerpaneel op Instellingen, net onder de lijst Mijn agenda’s. Selecteer de agenda die je in EssentialPIM wilt importeren en klik op het groene ICAL-icoontje naast Privé-adres, waarna je het .ics-bestand lokaal opslaat. In EssentialPIM open je Bestand, Importeren, Agenda, iCal. De rest spreekt voor zich. Een echte synchronisatie is dat natuurlijk niet: dat is wél mogelijk via een addon in de Pro-variant.

Stap 7: notities & taken toevoegen

EssentialPIM voorziet ook in een beheermodule voor notities en taken en ook die blijkt erg gebruiksvriendelijk. Notities zijn overigens méér dan wat losse berichtjes. Naast tekst is het perfect mogelijk ook afbeeldingen, tabellen, links en dergelijke toe te voegen en bovendien kun je een hiërarchie in je notities stoppen. Dat doe je via Hoofdnotitie toevoegen dan wel via Toevoegen als sub of Toevoegen gelijk niveau. Moet het snel gebeuren, dan kun je items ook eenvoudigweg naar een andere plaats binnen de hiërarchie verslepen.

Taken zijn vooral handig als je op elk moment zicht wil hebben op de voortgang van de uit te voeren items. Zo gauw je een taak hebt toegevoegd, kun je die vanuit het contextmenu snel aanpassen en bijvoorbeeld een andere prioriteit of ‘graad van voltooidheid’ meegeven of in een andere categorie onderbrengen.

Stap 8: wachtwoorden beheren

Een module voor het beheren van wachtwoorden is iets wat je zelden aantreft in een pim. Die vind je echter wel in EssentialPIM. Nu hoef je weliswaar geen geavanceerde beheerder te verwachten zoals die van RoboForm of KeePass, maar handig is wel dat je wachtwoordregels vanuit die tools kunt importeren in EssentialPIM. Uiteraard kun je zelf ook account-id’s invoeren. Kies daarvoor Wachtwoorden, Wachtwoorden toevoegen. Vul alle nodige gegevens in – op het tabblad Aantekeningen kun je eventueel nog extra notities kwijt. Via Veld invoegen is het mogelijk eigen gegevensrubrieken toe te voegen. Merk op dat je met de Gen-knop desgewenst een wachtwoord kunt laten genereren. Heb je op een bepaald moment zo’n ID nodig, dan volstaat het in de overzichtstabel op de gebruikersnaam of wachtwoord te dubbelklikken om de informatie naar het Windows-klembord te sturen.

Stap 9: opties instellen

Wellicht bevalt EssentialPIM je al prima. Dat neemt niet weg dat je nog heel wat opties kunt instellen om de tool nog beter op je wensen af te stemmen. Open Extra, Opties. Veilig is de optie Automatisch opslaan in de rubriek Algemeen. Je stelt de tool bijvoorbeeld zo in dat die de data automatisch opslaat zodra je het programma minimaliseert. In dezelfde rubriek vind je ook een Backup-optie terug. We raden je aan zeker het vinkje bij Backup inschakelen te laten staan: standaard wordt dan elke 24 uur een backup van je database (<naam>.epim) gemaakt. In de gratis versie worden de drie recentste backups bewaard. De rubriek Modules spreekt voor zich: je treft hier talrijke opties aan om onder meer de weergave van modules als Agenda, Taken en Notities aan te passen. Ten slotte zorg je er in de rubriek Beveiliging voor dat je databestand automatisch kan worden geblokkeerd na x-aantal minuten. Alleen na het invoeren van je wachtwoord krijg je weer toegang. Dat wachtwoord stel je in via Bestand, Wachtwoord databestand instellen.

Stap 10: syncen & archiveren

Met behulp van een gratis tool kun je twee databestanden van EssentialPIM met elkaar synchroniseren, ook via je netwerk en zelfs als die wachtwoordbeveiligd blijken: EPIM Synchronizer. Het volstaat de locatie – en zo nodig de wachtwoorden – van beide databases aan te geven en duidelijk te maken welk synchronisatietype je verkiest: twee richtingen of één richting (en zo ja, welke).

Het is ook mogelijk oude items uit je database te laten verwijderen of dubbele items weg te halen. Dat kan met een en dezelfde tool: EPIM Archiver / DupeRemover – weliswaar op twee verschillende tabbladen. De werking spreekt in elk geval voor zich. Je vindt beide tools in de downloadsectie op de site van EssentialPIM.