Office Ready Platinum genereert Word-documenten op basis van meegeleverde sjablonen. Deze kunt u met de geïntegreerde pdf-converter uiteindelijk omzetten naar pdf-bestanden. U start met het aanmaken van een profiel, waarbij u algemene gegevens invult, zoals naw-gegevens en eventueel een bedrijfslogo. Deze gegevens worden in de sjablonen gebruikt. Daarna kiest u een sjabloon. U hebt de keuze uit een groot aantal Word-, Excel- en Powerpoint-sjablonen. Hiermee kunt u naast nieuwsbrieven ook memo's, facturen en rekeningen maken. In de Excel-sjablonen kunt u gewoon berekeningen uitvoeren.

Geen preview

Bij de keuze van het sjabloon gaat het bij ons echter fout. Een aantal previews van sjablonen correspondeert niet met het sjabloon dat uiteindelijk wordt geopend. Bovendien is van een groot aantal sjablonen helemaal geen preview beschikbaar. De meeste sjablonen bestaan uit één of maximaal twee pagina's. U kunt zich afvragen of dat aantal genoeg is voor het ontwerpen van uw nieuwsbrief. Op het aanmaken van extra pagina's is het pakket niet berekend. Gelukkig is Word behoorlijk flexibel en kunt u met wat kunst- en vliegwerk zelf pagina's toevoegen. U kunt daarna nog steeds niet alles selecteren van de sjabloonpagina en kopiëren naar de lege pagina, maar wél zijn alle grafische objecten klikbaar.

Vervolgens kunt u de objecten verslepen naar de lege pagina. De lay-out van het sjabloon bestaat uit kleurblokken, tekstvakken en de zogenaamde 'photosockets'. Dat zijn objecten waarin u foto's plaatst. U klikt erop en selecteert daarna de foto. Vervolgens wordt de fotobewerker geopend, waar u de afbeelding kunt uitsnijden en eenvoudige bewerkingen kunt uitvoeren. Het is niet mogelijk om de photosockets te kopiëren. Wel kunt u een nieuwe aanmaken, deze vergroten en positioneren op de pagina. Ook kunt u de kleurstelling van de pagina aanpassen. Het pakket kent verder een mailmerge-functie.

PDF-conversie

Het pakket kent een interne pdf-converter. De kwaliteit laat echter te wensen over. Speciale lettertekens worden niet goed overgenomen. U kunt beter gebruikmaken van speciale pdf-convertersoftware, zoals Nuance Scansoft PDF Converter Professional, Adobe Acrobat of het gratis PrimoPDF. Het versturen van het definitieve Word-document is niet echt een optie. Een document met tien foto's is ruim 6 MB groot! Het pdf-bestand beslaat zo'n 500 kB. Het is helaas geen optie om het bestand als html-pagina op te slaan. Hierbij ontstaan namelijk grote lay-outproblemen.

Tijdbesparing

Office Ready Platinum is bedoeld voor het maken van drukwerknieuwsbrieven. Als u het pakket vooral daarvoor gebruikt, bespaart u zeker tijd. Het zelf ontwerpen van een sjabloon kost u namelijk minimaal drie keer zoveel tijd. Wanneer u in Office Ready het definitieve sjabloon gereed hebt, is het een kwestie van twee minuten knip- en plakwerk. Wel moet u een aantal afwegingen maken. Als u de nieuwsbrieven ook digitaal wilt versturen, bedenk dan dat u alleen pdf-nieuwsbrieven kunt maken, geen html. Een ander groot nadeel is dat het pakket enkel werkt met Engelstalige Office- en Windows-versies.PluspuntenMinpuntenConclusie

Voor papieren nieuwsbrieven kan Office Ready Platinum een handig stukje software zijn, maar voor overige nieuwsbrieven vinden we het pakket iets te beperkt.