Denk je alle ins en outs van Word te kennen? Dan nog zijn er misschien wel wat verborgen functies te ontdekken. Wij namen eens een kijkje en hebben enkele Word-tips voor de expert.
Lees ook: Excel-tips voor de expert
Vertrouwenscentrum
Het is je vast weleens overkomen dat je een knop moet indrukken in Word voordat je een document mag bewerken. Dat lijkt willekeurig te gebeuren, maar dat is niet het geval. Wanneer je een document opent in Word dat door een ander is gemaakt, dan krijg je hier een melding van (dus ook voor documenten die je downloadt). Die waarschuwing is belangrijk, omdat documenten van anderen scripts kunnen bevatten die schadelijk kunnen zijn voor je computer.
Als je nooit documenten van vreemden downloadt of opent, dan kun je die melding uitschakelen. Je doet dit door in Word te klikken op Bestand / Opties / Vertrouwenscentrum / Instellingen voor het vertrouwenscentrum. Bij Beveiligde weergave kun je aangeven wat je standaard wilt vertrouwen. Verwijder eventueel alle vinkjes.
Leesbaarheidsstatistieken
Dat Word je kan helpen om typfouten en spelfouten uit de tekst te vissen, hoeven we je vast niet meer te vertellen. Maar door de jaren heen heeft Office een flinke ontwikkeling doorgemaakt en Word kijkt inmiddels niet meer alleen naar correcte spelling, maar ook naar de tekst als geheel. Althans, Word kan nog steeds niet aangeven of een tekst goed in elkaar steekt – het programma kan immers niet lezen – maar wel hoe een bepaalde tekst is opgebouwd.
Om zo’n ‘rapport’ van Word te krijgen klik je op Bestand / Opties. In het tabblad Controleren vind je nu een aantal opties. Vink de optie Leesbaarheidsstatistieken weergeven aan. Klaar met je document? Voer dan een spellingscontrole uit (zoals je uiteraard altijd doet na het maken van een document). Naast de gegevens die je doorgaans ziet, zie je nu ook een pop-up met de leesbaarheidsstatistieken van het document.
Je ziet hoeveel woorden je zinnen gemiddeld hebben, hoeveel zinnen er in een alinea staan enzovoort. Aan de hand van de geldende vuistregels voor teksten, kun je je tekst dus prima analyseren en aanpassen waar nodig.
Hoofdletters converteren
Op school heb je geleerd dat je een zin begint met een hoofdletter en eindigt met een punt. Soms denk je dat dit alleen op jouw school werd onderwezen, omdat je weleens documenten krijgt van anderen die het niet zo nauw nemen met het gebruik van hoofdletters en interpunctie. Als dat met één of twee zinnen het geval is, dan heb je dat zo aangepast. Maar als het gaat om een groot document, dan kan dit vele uren van je tijd in beslag nemen. Zonde, want dat is helemaal niet nodig, Word kan het namelijk voor je doen.
Hiervoor selecteer je de tekst waarin hoofdletters en kleine letters inconsistent gebruikt worden. Klik vervolgens op het tabblad Start, in het subvak Lettertype op het pictogram met de letters Aa. Je kunt nu precies aangeven hoe je wilt dat de zin wordt opgemaakt. Je kunt bijvoorbeeld klikken op Zoals in een zin., om de taalregels toe te passen (hoofdletter aan het begin van een zin, punt aan het einde). Andere opties zijn alles veranderen in een hoofdletter of juist in kleine letters, ieder eerste woord met een hoofdletter enzovoort. Je snapt: dit is veel efficiënter dan met de hand.
Word-macro’s opnemen
Het gebruik van macro’s in Word is allesbehalve nieuw, maar er wordt in het algemeen nog steeds nauwelijks gebruik van gemaakt door mensen die niet professioneel met Word werken. Zonde, want ook macro’s kunnen het verschil maken tussen een dag lang saaie handelingen uitvoeren, of die handelingen geautomatiseerd door Word laten doen. Even kort door de bocht gezegd is een macro een set handelingen. Wanneer je een macro ‘opneemt’ voer je simpelweg de handelingen uit die je wilt automatiseren, en Word kijkt dan precies wat je doet zodat het later precies hetzelfde kan doen.
Om een macro op te nemen schakel je het tabblad Ontwikkelaars in via Bestand / Opties / Lint aanpassen en in het rechterdeelvenster een vinkje te plaatsen bij Ontwikkelaars. In het tabblad Ontwikkelaars dat nu is verschenen klik je op Macro opnemen. Geef je macro een naam en koppel hem aan een toetscombinatie of wijs er een knop aan toe. Voer nu precies uit wat je wilt automatiseren (bijvoorbeeld het zoeken en vervangen van bepaalde woorden/zinnen of het omzetten van hoofdletters zoals we eerder hebben besproken).
Zodra je klaar bent, druk je op Opname stoppen. Je macro is nu gemaakt en je kunt hem op ieder willekeurig moment toepassen met de knop die je hebt gemaakt of de toegewezen toetscombinatie.
Word-stijlen maken
De stijlen in Word zijn een fantastische manier om een document snel van een fraaie opmaak te voorzien. Maar wist je dat je je helemaal niet hoeft te houden aan de stijlen die Word voor je heeft gedefinieerd? Je kunt heel eenvoudig zelf een stijl maken.
Klik op het tabblad Start en vervolgens op het kleine vierkantje rechtsonder in het vak Stijlen. In het venster dat verschijnt klik je linksonder op het pictogram Nieuwe stijl. Je kunt je stijl nu helemaal zelf definiëren (denk hierbij aan lettertype, lettertypegrootte, regelafstand enzovoort).
Je kunt tijd besparen door je stijl te baseren op een bestaande stijl die je best mooi vindt, maar nét niet mooi genoeg. Dan hoef je alleen nog aan te passen wat je niet bevalt. Geef je stijl een naam en sla hem op. Je kunt voortaan nu met één druk op de knop tekst vormgeven zoals jij dat mooi vindt.
Lees verder op de volgende pagina voor meer tips.
De Word-liniaal
De liniaal is typisch zo’n onderdeel in Word dat we elke keer zien als we werken met het programma, maar waarmee we eigenlijk nooit iets doen. Dat komt vooral omdat er van alles verspringt zodra je met de liniaal aan de slag gaat, en dat kan nogal verwarrend zijn. Niet nodig, het is allemaal niet zo ingewikkeld.
Het grijze gedeelte van de liniaal is je documentmarge, oftewel hoe ver de inhoud in het document van de rand van het document staat. In theorie kun je de rand van die marge verslepen, maar dat is lastig als de driehoekjes er nog voor zitten. Dus makkelijker is wellicht om te dubbelklikken op het grijze gedeelte van de liniaal, om vervolgens de marges te bepalen in het venster dat verschijnt. Die marge geldt voor álle tekst.
Wil je alleen een specifieke alinea aanpassen, plaats dan de cursor aan het begin van de alinea die je wilt aanpassen. Op de scheidingslijn van het grijze en witte gedeelte van de liniaal zie je twee driehoekjes met daaronder een rechthoekje. Samen lijkt het op een zandloper. De werking is kinderlijk eenvoudig: versleep je het rechthoekje, dan schuift de gehele alinea mee. Versleep je het bovenste driehoekje, dan schuift de eerste regel mee, maar de rest blijft staan.
Versleep je het onderste driehoekje, dan blijft de eerste regel staan, maar schuift de rest van de alinea mee. Nu je dit weet, heb je dus ook nooit meer ruzie met regels die op verschillende afstanden inspringen.
Bronnen beheren
Wellicht heb je weleens ergens een scriptie gelezen en gedacht: ‘Jeetje, dat is ook een gedoe met het bijhouden van die bronnen en citaten’. Dat is het zeker, maar daarvoor heeft Word wel een hulpje: een functie genaamd Bronnen beheren. Kort gezegd is het een soort database waarin je álle bronnen die je in je document gebruikt op een centrale plek toevoegt, zodat je ze her en der in het document kunt laten terugkomen.
Het handige hiervan is dat als je later iets aanpast in je bron, dit automatisch op alle plekken in je document wordt aangepast en je dus niet allerlei inconsistenties krijgt. Om bronnen toe te voegen, klik je in het tabblad Verwijzingen op Bronnen beheren en op Nieuw in het venster dat verschijnt. Je kunt nu kiezen om wat voor bron het gaat (een boek, rapport enzovoort) waarna je de bijbehorende informatie invult en de bron opslaat.
Je kunt nu rechtstreeks een bron invoegen door te klikken op Citaat invoegen, maar je kunt ook een lijst genereren van al je bronnen aan het eind van je document door te klikken op Bibliografie en vervolgens de gewenste stijl te kiezen.
Inhoudsopgaven in Word
Als we toch aan het genereren zijn, doen we er direct ook maar even een inhoudsopgave bij. We gaan ervan uit dat je weet hoe je een inhoudsopgave moet genereren. Is dat niet een geval, een ultrakorte uitleg: alle (tussen)kopjes in een document die je een bepaalde stijl toekent: (Kop 1 bijvoorbeeld), worden verzameld in een inhoudsopgave wanneer je klikt op tabblad Verwijzingen / Inhoudsopgave. Je kunt daar kiezen uit verschillende stijlen, maar wat niet iedereen zich realiseert is dat je vrij bent om ook van de inhoudsopgave het uiterlijk volledig naar je hand te zetten.
In plaats van te kiezen voor een vooraf gedefinieerde stijl wanneer je klikt op Inhoudsopgave, kun je ook klikken op Aangepaste inhoudsopgave. Er verschijnt dan een venster waarin je allerlei zaken aan kunt passen. Zo kun je aangeven dat je geen puntjes wilt tussen de kop en de paginanummering, of dat je helemaal geen paginanummers wilt maar hyperlinks. Ook kun je aangeven hoeveel niveaus de inhoudsopgave moet bevatten (dus kop, subkop, subsubkop etc.). Daarnaast kun je een specifiek lettertype toekennen aan je inhoudsopgave en – binnen het kader van je eigen aanpassingen – een vooraf gedefinieerde stijl toekennen.
Maak een to-dolijst
Heb je ooit weleens geprobeerd om een to-dolijst te maken in Word? Zo ja, dan heb je al vrij snel ontdekt dat daar helemaal geen pasklare functie voor aanwezig is. Althans, niet in de basisweergave. De functie is er namelijk wel, maar daarvoor moet je eerst het tabblad Ontwikkelaars inschakelen (dat hebben we bij Macro’s opnemen al gedaan).
Binnen het tabblad Ontwikkelaars zie je een pictogram van een vierkantje met een vinkje. Klik hierop om het Inhoud-besturingselement voor selectievakje in te voegen, oftewel een keuzevakje dat je nodig hebt om een takenlijst te maken. Je hoeft dit blokje maar één keer in te voegen, daarna kun je het gewoon onder elkaar kopiëren en plakken. Klik op het vakje zelf om het vinkje/kruisje (afhankelijk van de stijl) in te voegen.
Voetnoten
Tot slot nog een functie die goud waard is: de voetnoot. Soms vereist iets dat je in een tekst schrijft wat meer toelichting, maar is het niet gepast om dat in de tekst zelf te doen. In dat geval kun je een voetnoot gebruiken. Dit houdt in dat er onderaan de pagina een regeltje wordt toegevoegd met een cijfer daarvoor. Datzelfde cijfer komt terug in de tekst op de plek waar je de voetnoot invoegt, zodat het duidelijk is waaraan de voetnoot gerelateerd is.
Om een voetnoot toe te voegen, klik je op het tabblad Verwijzingen / Voetnoot invoegen. De cursor verspringt nu naar het einde van de pagina en je kunt je voetnoot direct typen. Je kunt overigens meerdere voetnoten toevoegen op een pagina. Interessant is dat je voetnoten ook kunt combineren met bijvoorbeeld de functie Bronnen beheren, zodat je onderaan de pagina een bron kunt vermelden.
