}
abonneren

Excel-tips voor de expert

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Extra spaties verwijderen, relatief en absoluut, transponeren

Extra spaties verwijderen

In het vorige voorbeeld was de sortering van de gegevens misschien een zooitje, maar de notatie van de namen was vrijwel hetzelfde (als dat niet het geval was, had je hoofdletters etc. kunnen aanpassen met Flash Fill). Het kan echter ook voorkomen dat er een spatie voor of na een naam staat, met name als de lijst handmatig is getypt. Dat kan heel vervelend zijn bij het sorteren van de gegevens, of wanneer de gegevens ergens worden geïmporteerd en ze daadwerkelijk identiek moeten zijn. 

Spaties verwijderen met zoek en vervang? Dat kan, maar dan ben je ook de functionele spaties kwijt. Gelukkig is ook hier een formule voor. Plaats de formule =SPATIES.WISSEN(A1) in een cel in de kolom naast de kolom met de namen. A1 verwijst naar de cel waarin de waarde (naam in dit geval) met de spaties staat. In de cel waarin je de formule plaatst, zal de waarde van de cel in de formule worden getoond. Als de naam in A1 staat, is het dus logisch dat je de formule in een andere kolom op diezelfde eerste rij plaatst. 

Alle extra spaties worden in deze nieuwe cel verwijderd en de functionele spaties blijven staan. Je kunt de formule vervolgens in alle cellen kopiëren waarin je deze wilt toepassen en de rij verandert automatisch mee.

Relatieve en absolute celverwijzingen

Het is handig dat Excel zelf begrijpt dat de cellen in een formule mee moeten veranderen wanneer je de formule kopieert en plakt. De grap is alleen: dat weet Excel niet uit zichzelf, jij bent degene die dat in je formule hebt gezegd. Excel werkt namelijk met relatieve en absolute celverwijzingen. Wanneer in een formule in cel B1 aangeeft dat de waarde uit cel A1 gehaald moet worden, dan is dat een relatieve verwijzing. Kortom, plak je de formule in cel B2, dan wordt de waarde niet uit A1 gehaald, maar uit A2. 

Je kunt ook absolute verwijzingen toepassen. Dit doe je bijvoorbeeld wanneer je in een formule gebruikmaakt van een waarde uit een cel die voor iedere berekening hetzelfde moet zijn. In het voorbeeld uit de afbeelding: ongeacht waar we de formule plakken, willen we de waarde uit de relatieve cel (betaald, die dus steeds anders is) aftrekken van de waarde van de absolute cel (contributie, die altijd hetzelfde is). Een absolute celverwijzing maak je door voor de rij en de kolom een dollarteken toe te voegen. Wil je dat altijd de waarde uit Cel B16 gebruikt wordt? Dan heet de cel dus niet B16, maar $B$16.

Transponeren

Voor deze tip ga je ons absoluut op een dag dankbaar zijn. Wanneer je tabellen ontwerpt, dan gaat dat zelden de eerste keer goed. We hebben het dan natuurlijk niet over eenvoudige tabellen met drie rijen en kolommen, maar flinke tabellen met grote hoeveelheden gegevens. Bij het bouwen van zo’n tabel zul je net een keertje ontdekken dat het misschien toch handiger was om de kopjes die je als rijen hebt gebruikt als kolommen te gebruiken of andersom. Daar heeft Excel gelukkig een heel handige functie voor. 

We nemen ons voorbeeld met de contributiecijfers. Als we deze tabel willen transponeren, oftewel, rijen van kolommen maken en andersom, dan selecteren we de gehele tabel en drukken op Ctrl+C om deze te kopiëren. Vervolgens zoeken we een lege plek in onze Excel-sheet met genoeg ruimte eronder en ernaast voor de getransponeerde tabel. Rechtsklik op die cel en kies vervolgens Plakken speciaal. Er verschijnt nu een menu en het enige dat je daarin hoeft te doen, is een vinkje plaatsen bij Transponeren

Zodra je nu op OK klikt, wordt de tabel die je gekopieerd hebt hier geplakt, maar de kolommen zijn nu rijen geworden en andersom, inclusief de bijbehorende data. Niet alleen is dit sneller dan wanneer je het handmatig doet, het voorkomt ook dat je fouten maakt.

Tekst: Martin Gijzemijter

Geschreven door: Redactie PCM op

Category: Workshop, Office

Tags: Office, excel. tips

Laatste Vacatures

Uitgelicht: Technisch Applicatiebeheerder - CGI