© CIDimport

Office 2010: Toptips

Geplaatst: 7 februari 2013 - 13:40

Aangepast: 27 augustus 2022 - 04:45

Redactie ID.nl

Een algemene regel stelt dat 80 procent van de gebruikers slechts 20 procent van de mogelijkheden van een programma gebruikt. Zonde natuurlijk, daarom 20 tips voor efficiënter, sneller en beter werken met Office.

Office 2010: Toptips-16359325

© CIDimport

Office 2010: Toptips-16359326

© CIDimport

WORD

1. Wielloos scrollen

Met het muiswiel bladert u vlot door lange documenten. Op een laptop hebt u echter niet altijd zo’n muis aangesloten. In dat geval kunt u nog door uw documenten bladeren met behulp van een ‘schuifhandje’. Die functie hebt u dan best snel bij de hand, bijvoorbeeld door die in de werkbalk voor snelle toegang te plaatsen. Dat doet u als volgt. Ga naar Bestand, kies Opties en Selecteer Werkbalk Snelle toegang. Bij Kies opdrachten uit selecteert u Alle opdrachten, waarna u in de lijst op zoek gaat naar Schuifhandje. Klik vervolgens op Toevoegen en bevestig met OK. Het schuifhandje vindt u nu helemaal linksboven. U hoeft het nu maar aan te klikken om de muisaanwijzer in een handje te zien veranderen waarmee u zowel horizontaal als verticaal door uw document bladert. Tot u het pictogram weer aanklikt.

2. Eigen (standaard)sjabloon

Begint u aan een nieuw document, dan baseert Word zich standaard op de opmaak van de sjabloon ‘Leeg document’. Echter, kiest u Bestand, Nieuw dan kunt u uit nog heel wat andere sjablonen putten: u hoeft de gewenste categorie maar te openen en een geschikte sjabloon te selecteren. Vindt u hier niets van uw gading, dan kunt u altijd nog online terecht. Tik een trefwoord in het veld Sjablonen zoeken in Office.com in (bijvoorbeeld: diploma) en klik het zwarte pijltje aan. Met wat geluk vindt u hier precies wat u zoekt. Het is echter ook mogelijk uw eigen sjabloon te creëren. Begin een nieuw (leeg) document en breng de gewenste tekst en formattering aan. Bent u klaar, kies dan Bestand, Opslaan als en selecteer Word-sjabloon met ingeschakelde macro’s (*.dotm). In Vista en Windows 7 slaat u deze op in \Users\<uw_gebruikersnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Sjablonen. U vindt de sjabloon dan terug via Bestand, Nieuw, Mijn sjablonen. Wilt u de standaardsjabloon van Word echt vervangen door een eigen exemplaar, sla het dan op onder de naam normal.dotm.

3. Bouwstenen

Stel, u hebt een kop- of voettekst gecreëerd die u regelmatig nog in andere documenten wilt gebruiken. Dan kunt u die bewaren op zo’n manier dat u die makkelijk weer kunt oproepen. Ontwerp uw kop- of voettekst, selecteer de volledige inhoud en open het tabblad Invoegen. Klik op Koptekst dan wel op Voettekst en kies helemaal onderaan het uitklapmenu de optie Selectie opslaan in galerie Kopteksten (Voetteksten). Geef een duidelijke naam en omschrijving mee aan uw ontwerp en bevestig met OK. Hebt u dit ontwerp later weer nodig, klik dan opnieuw Koptekst (Voettekst) aan en ziedaar: uw eigen ontwerp prijkt bovenaan de lijst. Even aanklikken volstaat.

4. Watermerk

Een watermerk aan een pagina toevoegen gaat heel eenvoudig: dat doet u via Pagina-indeling, Watermerk. Met wat handigheid is het ook mogelijk een watermerk aan een specifieke alinea te koppelen. Ga naar het begin van die alinea en voeg op de gebruikelijke manier een afbeelding toe. Selecteer die en klik in het tabblad Hulpmiddelen voor afbeelding op Tekstterugloop. Selecteer hier in eerste instantie de optie Voor tekst, zodat u het plaatje makkelijker over de gehele alinea kunt uittrekken. Bent u daarmee klaar, klik dan op Correcties, Opties voor afbeeldingscorrecties en maak het plaatje lichter door met Helderheid en Contrast te spelen. Ga daarna opnieuw naar Tekstterugloop en kies Meer indelingsopties. Kies nu voor Achter tekst en controleer op het tabblad Positie dat er een vinkje staat bij Anker vergrendelen en Object met tekst verplaatsen, zodat uw watermerk aan de alinea verankerd blijft.

5. Extra ‘klembord’

Wist u dat het in Word mogelijk is verschillende stukjes tekst uit diverse Word-documenten te ‘verzamelen’ om die dan in één keer in een (ander) Word-document te plakken? Selecteer een tekstfragment en druk op Ctrl+F3. De geselecteerde tekst verdwijnt en komt terecht in een soort klembord (spike genoemd). Op deze manier verzamelt u desgewenst ook nog andere stukjes tekst. Via de toetscombinatie Ctrl+Shift+F3 zorgt u ervoor dat alle tekstfragmentjes in één keer in uw document worden geplakt.

Office 2010: Toptips-16359327

© CIDimport

PowerPoint

6. Achtergrond

Wilt u bepaalde delen uit een afbeelding weghalen, zoals een deel van de achtergrond, dan kunt u uiteraard naar een fotobewerker grijpen. Maar ook in PowerPoint komt u een heel eind. Selecteer uw afbeelding en klik bij Hulpmiddelen voor afbeeldingen, in de rubriek Aanpassen, op Achtergrond verwijderen. PowerPoint gumt nu zelf de delen weg die het programma als overbodig beschouwt. Ongetwijfeld wilt u dat proces nog wat bijsturen. Om bijvoorbeeld nog wat extra weg te halen, klikt u op Gebieden markeren om te verwijderen en trekt u een streep door het gebied dat u kwijt wilt. Op dezelfde manier werkt ook de functie Gebieden markeren om te behouden. Bevestig telkens met Wijzigingen behouden.

7. Video

Een videoclip kunt u op verschillende manieren in een presentatie opnemen. Nemen we een YouTube-clip als voorbeeld. Die kunt u eerst lokaal opslaan, bijvoorbeeld met behulp van een service als keepvid.com en vervolgens toevoegen via Invoegen, Video, Video uit bestand. De bestandsgrootte kunt u desnoods verkleinen via Bestand, Info, Media comprimeren. Een handig (want schijfruimte besparend) alternatief is een directe link naar een online video – voorwaarde is natuurlijk wel dat u ook tijdens de presentatie over een internetverbinding beschikt. Surf naar de gewenste YouTube-clip en klik op Delen en op Insluiten. Klik vervolgens op Opties en plaats een vinkje bij Oude insluitcode gebruiken. Kopieer de code naar uw klembord. In PowerPoint opent u Invoegen, Video van website en plakt u de code in het paneel. Bevestig met Invoegen.

8. Bladwijzers

Wanneer uw presentatie een aantal video- of audioclips van een respectabele lengte bevat, kan het handig zijn als u snel naar een specifieke locatie binnen zo’n clip kunt springen. Dat doet u met behulp van bladwijzers. Speel de clip af tot het punt waar u zo’n bladwijzer wilt toevoegen. Zorg dat de clip is geselecteerd, ga naar het tabblad Hulpmiddelen voor Audio/Video, open het tabblad Afspelen en kies Bladwijzer toevoegen. Er duikt nu een geel bolletje op in de voortgangsbalk van de clip. Op deze wijze kunt u nog meer bladwijzers toevoegen. Naar de volgende / vorige bladwijzer springen doet u dan via de toetscombinaties Alt+End / Alt+Home.

9. Triggers

Bladwijzers (zie vorige tip) kunt u ook inzetten als een ‘trigger’ voor een of andere animatie. Die animatie wordt dan automatisch uitgevoerd zodra de bladwijzer is bereikt bij het afspelen van de clip. Dat doet u als volgt. Selecteer de clip, ga naar de tab Animaties en kies bij Geavanceerde animatie de optie Animatie toevoegen. Selecteer een gepaste animatie uit de lijst, duid de juiste animatie aan (via het animatienummer net naast de clip) en kies Trigger in de rubriek Geavanceerde animatie. Kies Bij bladwijzer en wijs de gewenste bladwijzer aan.

10. Laserpointer

Tijdens een presentatie kan het best handig zijn als u het publiek snel naar een bepaald item op uw dia’s kunt wijzen. Geen echte laserpointer bij de hand? Dan maakt u van de muisaanwijzer toch snel even zo’n pointer? Het volstaat tijdens de presentatie de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u met ingedrukte linkermuisknop het item op uw dia aanwijst. Die pointer is standaard rood, maar via Diavoorstelling, Diavoorstelling instellen kiest u desgewenst groen of blauw.

Office 2010: Toptips-16359328

© CIDimport

Excel

11. Grafische weergave

Het wordt visueel heel wat aantrekkelijker – en vaak ook duidelijker – wanneer u cijfermateriaal grafisch laat weergeven, bijvoorbeeld in de vorm van gekleurde balken of diagrammen. Selecteer de cellen die u op die manier wil voorstellen, ga naar het tabblad Start en kies in de rubriek Stijlen de optie Voorwaardelijke opmaak. Hier kunt u uit verschillende opties kiezen, waaronder Gegevensbalken, Kleurenschalen en Pictogramseries. Vervolgens legt u vast wanneer een cel een bepaalde weergave moet krijgen (bijvoorbeeld rood bij een negatief getal). Excel past uw gekozen regels cumulatief toe. Loopt het fout, kies dan eerst Regels wissen bij Voorwaardelijke opmaak en begin opnieuw.

12. Groeperen

Een complexe spreadsheet laat zich soms lastig beheren, maar één manier om uzelf tijd en ergernis te besparen is de verschillende bladen van uw spreadsheet te groeperen. Wat u vervolgens op één blad aanpast (zoals gegevens toevoegen of cellen een andere formattering meegeven) wordt automatisch ook op de andere bladen toegepast. Klik hiervoor onderaan uw spreadsheet met de rechtermuisknop op een van de bladen en kies Alle bladen selecteren. Excel voegt nu [Groep] toe aan de titelbalk. Een selectie van bladen is eveneens mogelijk: klik op het tabblad van het eerste blad en klik vervolgens de andere aan terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Vergeet de groeperen vanuit het contextmenu niet op te heffen, zodra u de gewenste groepswijziging(en) hebt doorgevoerd!

13. Selecties

De snelste manier om de complete inhoud van een Excel-blad te selecteren is door het grijze vierkantje aan te klikken, helemaal linksboven (tussen de indicaties van de rijen en de kolommen). Een andere manier om snel alles te selecteren is via de toetscombinatie Ctrl+A, die u van vele andere applicaties gewend bent. Zorg er dan wel voor dat u eerst een lege cel had geselecteerd. Immers, had u een cel binnen een (aaneensluitend) celbereik aangeklikt, dan wordt alleen dat bereik geselecteerd. Klikt u driemaal na elkaar op Ctrl+A, dan hebt u wél weer het hele blad mee.

14. Koppeling

Stel, u hebt een reeks gegevens in één kolom (vanaf A2), en een andere reeks in een tweede kolom (vanaf B2), bijvoorbeeld postcode en gemeente, of huisnummer en straat. Als u die twee reeksen graag in één kolom (vanaf D2) wilt samenbrengen, dan doet u dat als volgt. Klik cel D2 aan en tik een isgelijkteken (=) in, waarna u cel A2 aanklikt. Vervolgens tikt u een ampersand (&) in, gevolgd door de tekens waarmee u beide datareeksen wilt scheiden, omgeven door dubbele aanhalingstekens. Ten slotte tikt u nogmaals een ampersand in en klikt u cel B2 aan (=A2&"  "aB2). U krijgt nu het gevraagde resultaat te zien in cel D2. U hoeft nu maar de rechter onderhoek van die cel naar beneden te verslepen om ook de andere gegevens (A3, ...) te zien verschijnen. Het kan trouwens ook met de volgende formule: =TEKST.SAMENVOEGEN(A2; "  ";B2).

Office 2010: Toptips-16359329

© CIDimport

OneNote

15. Synchronisatie

Uw OneNote-notities kunt u makkelijk delen met anderen en met uzelf. Voorwaarde is wel dat u over een (gratis) SkyDrive-account beschikt (via https://skydrive.live.com). Hier kunt u dan een map creëren en die via Map delen (rechtsonder) toegankelijk maken voor specifieke personen. In OneNote creëert u vervolgens een notitieblok (kies Bestand, Nieuw), selecteert u Web en verwijst u vervolgens naar de juiste weblocatie (de OneNote-map bij uw Microsoft SkyDrive). OneNote synchroniseert OneNote telkens er wijzigingen zijn, maar dat proces valt bij te sturen door in het (uitgeklapte) linkerpaneel van het hoofdvenster het groene cirkeltje aan te klikken. Zowel in de Play Store als in de App Store vindt u de (gratis) OneNote app terug, zodat ook synchronisaties mogelijk zijn naar uw smartphone.

16. Afdrukken

Er zijn verschillende manieren om informatie (webpagina, tekst, afbeeldingen, …) naar een of andere sectie binnen een OneNote-document te krijgen. Dat gaat soms eenvoudigweg door een item naar die sectie te verslepen, maar waarom zou u informatie niet gewoon afdrukken naar OneNote! Als OneNote correct is geïnstalleerd vindt u namelijk in het afdrukvenster van uw applicaties een virtuele printer terug: Verzenden naar OneNote 2010. Zodra u naar deze printer ‘afdrukt’, verschijnt de vraag waar u precies de afdruk wilt invoegen. U kunt dan de gewenste pagina of sectie selecteren of via trefwoorden naar de gewenste locatie zoeken.

17. Taken

In OneNote kunt u ook snel een of meer takenlijstjes opzetten. Dat gaat zeer eenvoudig: telkens u Ctrl+1 indrukt, verschijnt een vakje waarachter u een taak kunt invoeren. Dat item kunt u (na uitvoering van de taak) dan van een vinkje voorzien door het vakje aan te klikken. Het is echter ook mogelijk een koppeling naar een Outlook-taak te leggen in een OneNote-document. Klik met de rechtermuisknop de locatie aan waar u die koppeling wilt creëren en kies Outlook-taken, waarna u de gewenste dag of periode selecteert. Of u kiest Aangepast en vult zelf alle nodige details in. U zult zien: die taak wordt netjes ingepland in Outlook.

Office 2010: Toptips-16359330

© CIDimport

Outlook

18. Stemming

Wist u dat u in Outlook eenvoudig een enquête of stemformulier kunt versturen? Start een nieuw bericht, ga naar het tabblad Opties en kies Stemknoppen gebruiken in de rubriek Tracering. Er zijn een drietal standaardkeuzes, maar via Aangepast ontwerpt u uw eigen stemknoppen en legt u bijkomende opties vast. Zorg dat u hier een vinkje plaatst bij Stemknoppen gebruiken en tik in het bijhorende veld de verschillende mogelijkheden in, telkens gescheiden door een puntkomma. De bijhorende vraag (of commentaar) voert u gewoon in de berichttekst in. De ontvanger kan ‘stemmen’ door bovenaan de mail ‘Breng uw stem uit door op Stemmen te klikken in de groep Reageren hierboven’ aan te klikken. Let wel, deze functie werkt alleen met Outlook.

19. Planningsweergave

Om uw agenda (deels) met anderen te delen kunt u die als bijlage (in ics-formaat) doormailen. Rechtsklik daarvoor op de betreffende agenda in Outlook en kies Delen, Agenda via e-mail verzenden. Ontvangt u van kennissen op deze manier een agenda, dan voegt u die toe door op het lint de knop Deze agenda openen aan te klikken. Hoe vindt u nu een tijdstip dat goed past in verschillende (ontvangen) agenda’s? Daarvoor heeft Microsoft de optie Planningsweergave (op het tabblad Beeld) verzonnen. De agenda’s komen dan onder elkaar te liggen, zodat u makkelijk kunt vergelijken. Of u kiest de optie Overlay op het tabblad  Beeld, waarna de agenda’s bovenop elkaar worden gelegd. Telkens als u Overlay selecteert, komt er een agenda bij.

20. Discussiebeheer

Als u op het tabblad Beeld een vinkje plaatst bij Weergeven als discussies, wordt alle mailverkeer meteen een stuk overzichtelijker. U kunt trouwens aangeven of u die weergave alleen voor de geselecteerde map, dan wel voor alle mappen wenst. Het kan echter nog wat compacter. U kunt namelijk overtollige berichten uit zo’n discussie laten verwijderen, zoals e-mails die integraal in andere berichten (reacties) werden opgenomen. Rechtsklik daarvoor op het kopje van zo’n discussie en kies Discussie opschonen. Standaard belanden die gewraakte berichten in de map Verwijderde items. Dat kunt u echter aanpassen: ga naar het tabblad Bestand en kies Opties. In de rubriek E-mail klikt u op Bladeren bij Opgeschoonde items gaan naar deze map, en past u de doelmap aan. Het kan ook doortastender. Kiest u in hetzelfde contextmenu de optie Negeren, dan worden alle huidige en toekomstige berichten van die discussie naar de map Verwijderde items verwezen.

Tekst: Toon van Daele

Dit artikel komt uit Computer Idee nummer 20, jaargang 2012

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten