9 Handige tips voor Office 2013

Microsoft lanceerde onlangs Office 2013. Misschien haal je nu je schouders op. Immers, wat moet je met wéér een nieuwe versie van Word, Excel, Outlook? Nou, eigenlijk gezegd heel wat, zo constateren wij na een uitgebreide test. We geven je negen handige tips om dit nieuwe pakket naar je hand te zetten.

Office 2013 is eindelijk het Office-pakket dat Microsoft tien jaar geleden al had moeten maken: een handige bundel gereedschappen die je altijd en overal ter beschikking hebt, op de pc of laptop, tablet en smartphone!

Online, dat is het nieuwe toverwoord van Office. De kennismaking begint al zodra je een van de Office-onderdelen voor de eerste keer start. Een popup-venster vraagt vriendelijk doch dringend om je aan te melden met jouw Windows-account. Dat is niets anders dan je eigen Hotmail- of Live-account. Verplicht is het (nog) niet, handig wel. Op het moment namelijk dat je inlogt met je Windows-account, kun je ook meteen gebruikmaken van de opslagmogelijkheden van SkyDrive (7 of 25 GB opslagruimte). Daarmee hebt je jouw bestanden altijd bij de hand, onafhankelijk van waar je ze wilt inzien. 

Om dit alles écht vlot te laten verlopen, is het overigens aan te raden om op de machine waarop je het meeste werkt, de SkyDrive-app te installeren – Windows 8 en RT hebben SkyDrive al, maar wij raden je niettemin aan om de app los te installeren. De app maakt een aparte map aan op je pc. Als je bestanden in die map opslaat, worden ze automatisch gesynchroniseerd met jouw online SkyDrive-mappen.

Een van de belangrijkste veranderingen aan Outlook is cosmetisch van aard. Deze Personal Information Manager (PIM) heeft nu hetzelfde uiterlijk als de overige onderdelen van de suite. Dat is even wennen, maar het blijkt al snel meer rust te geven in het werken met Office in het algemeen. Ander opvallend punt: de navigatieknoppen zijn verhuisd naar onderaan het scherm. Standaard zijn het vier knoppen, maar via een klik op de puntjes opent een venstertje met Navigatie-opties waarin het aantal kan worden uitgebreid. Ook kan je de volgorde waarin ze staan aanpassen. Wie die grote knoppen overdreven vindt, kiest via het optievenster voor Compacte weergave. De knoppenbalk onderin is voorzien van popup-venstertjes. Als je met de muis bijvoorbeeld over de knop Agenda gaat, springt er een agenda-venster tevoorschijn met de huidige maand plus afspraken in beeld.

Met Excel was het altijd al redelijk simpel om cellen te vullen met een reeks. Wie in de eerste cel een 1 tikt en in de tweede een 2, kan door te slepen aan de vulgreep Excel eindeloos laten doortellen of ervoor kiezen om een reeks cellen te vullen met afwisselend 1 en 2. In de nieuwste editie kan Excel ook min of meer afleiden wat je bedoelt. Wij vullen vier cellen met de namen van evenzoveel collega’s. In de kolom ernaast beperken we ons tot de voornaam. Al halverwege het typen van de tweede voornaam komt Excel met de suggestie alle voornamen in deze kolom in te vullen. Vlekkeloos is het overigens niet. In de derde kolom willen we graag de achternamen automatisch invullen, maar daar blijkt dat Excel (nog steeds) niet uit de voeten kan met tussenvoegsels als ‘van de’. De oplossing? Een extra kolom waarin je zelf de tussenvoegsels invult, waarna Excel in de volgende kolom keurig de achternamen neerzet.

Mede door internet is de wereld er alleen maar visueler op geworden. Office 2013 gaat (uiteraard) in die trend mee. Je kunt nu niet alleen foto’s en illustraties opnemen in jouw documenten, maar ook online filmpjes, die live van internet worden geopend als de lezer van het document erop klikt. Een leuke optie, maar we plaatsen vraagtekens bij het nut ervan. Wellicht is het handig als je een presentatie wilt onderstrepen met live video. En mogelijk ontstaan er nieuwe gebruiksmogelijkheden als het wordt gebruikt op een tablet...

Handig is ook de optie om met een klik een schermfoto in te voegen. Je kunt dat op verschillende manieren doen. Als je bij Invoegen klikt op het pictogram Schermopname maken, opent een nieuw venstertje met bovenin de aanduiding Beschikbare vensters en daaronder in miniatuur de schermen die je op dat moment open hebt. Kies het venster dat je nodig hebt en het wordt in zijn geheel in het document geplaatst. Onderin het venstertje zie je echter ook Schermopname. Als je daarop klikt, opent het venster dat je als laatste hebt bekeken en kan je door met je muis te slepen een selectie maken van wat je ziet. De selectie wordt volautomatisch in het document geplaatst. Deze optie is niet alleen aanwezig in Word, maar ook in Excel, Powerpoint en zelfs Outlook, als je een mailtje tikt. 

Wie een Office-document een beetje aantrekkelijk wil presenteren, heeft behoefte aan interessante foto’s. Office biedt in de nieuwe editie de mogelijkheid om online te zoeken, zowel in SkyDrive als in een database met royaltyvrije afbeeldingen op Office.com en via Bing. Wie zijn Flickr-account koppelt aan zijn Microsoft-account, kan zelfs foto’s uit Flickr invoegen. De procedure is simpel: klik in het lint op de tab Invoegen, kies Online afbeeldingen en zoek. In Excel klik je bij Invoegen eerst op Illustraties. 

De integratie met internet hebben de ontwikkelaars van Office 2013 doorgezet in de mogelijkheden om bestanden te delen. Kon dat voorheen alleen online, nu kun je dat doen via Bestand, Delen. Je kunt daarbij onder meer kiezen voor delen via een link of via mail, maar ook voor publiceren op Facebook of Twitter. Je kunt zelfs een online presentatie starten, waarbij je deelnemers een link stuurt naar het bestand, waardoor ze vervolgens realtime kunnen meekijken met wat je te bieden hebt. Bij een Word-document is dat misschien niet zo heel relevant, maar bij een Powerpoint-demonstratie kunnen we ons er veel bij voorstellen.

Nieuw in Office 2013 is ook de mogelijkheid om te stoeien met pdf’s. Vorige versies van Word van konden al wel een bestand opslaan als een pdf, maar de nieuwste telg van deze serie kan ook pdf’s bewerken. Wij hebben het beproefd door een willekeurige pdf te downloaden en te openen en vervolgens een illustratie te vervangen door een foto. Het eindproduct laat zich als pdf prima openen in Adobe Reader. Klik in Word op Bestand, Openen en navigeer naar de juiste map. Dubbelklik op de pdf. Word laat nu een venstertje zien met de waarschuwing dat het resultaat kan tegenvallen. Even later staat de pdf op het scherm, in Word. Tekst, foto’s, alles is te bewerken, maar niet altijd even simpel. Een hele alinea selecteren is er bijvoorbeeld niet bij. Maar losse zinnen wel en die kunnen vervolgens herschreven worden zonder dat het te zien is. Het aanpassen van de illustratie gaat zo: rechtsklik erop, kies Afbeelding wijzigen, navigeer naar de nieuwe afbeelding en klik op Invoegen. De afbeelding wordt zelfs zodanig aangepast dat ze niet meer ruimte inneemt dan de vervangen illustratie.

Overigens is er online nóg een mogelijkheid om je bestanden te benaderen: via de productsite van Office. Op de voorpagina van office.microsoft.com/nl-nl, zie je links bovenaan, naast Startpagina, de aanduiding Mijn Office. Als je daar op klikt en je aanmeldt, krijg je al jouw Office-documenten voorgeschoteld. Je kunt zelfs kiezen of je bijvoorbeeld enkel Word-documenten wilt zien of slechts je Excel-spreadsheets.

Je kunt ook zonder Office 2013 werken met SkyDrive, maar het gemak van deze app en map wordt pas echt duidelijk als je het nieuwste Office-pakket wél hebt. Als je in een Office-onderdeel als Word of Excel klikt op Bestand, Openen, dan is SkyDrive nadrukkelijk beschikbaar als opslaglocatie. En met die integratie werk je in de cloud, zonder dat je er zelfs maar over hoeft na te denken. 

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten