Gelijktijdig met de introductie van Office 2010 maakte Microsoft het mogelijk om het kantoorpakket in 'de cloud' te gebruiken. Handig, want op die manier hebt u op elke internetlocatie de beschikking over uw programma's en bestanden. U kunt de documenten direct online bewerken en delen met andere gebruikers.

Om niet nog meer klanten aan concurrent Google Docs te verliezen, besloot Microsoft om online versies van verschillende kantoorprogramma's te ontwikkelen. Met Office Web Apps is het bewerken van teksten, berekenen van formules en het creëren van diapresentaties in een browser mogelijk. Dat is een zeer waardevolle uitbreiding op het desktop-pakket van Office. Vanuit de desktop­applicaties Word, Excel, PowerPoint en OneNote hebt u niet meer de beperking om bestanden uitsluitend op een pc, externe opslag of netwerklocatie te bewaren. Net zo gemakkelijk slaat u het document op in een veilige online omgeving. Dat biedt natuurlijk diverse voordelen. U hoeft allereerst niet op elke computer of notebook het omvangrijke Office-pakket te installeren. Dat is vooral een slimme oplossing wanneer u, bijvoorbeeld op uw notebook, slechts sporadisch een beroep doet op een kantoorprogramma. Daarnaast is de online opslagfunctie ideaal voor back-updoeleinden. Mocht uw harde schijf plotseling crashen, dan hebt u online altijd nog een reservekopie bij de hand. Maar het grootste pluspunt is natuurlijk dat u persoonlijke documenten overal ter wereld opvraagt, indien u de beschikking hebt over een internetverbinding. Wees overigens niet bang dat u gebonden bent aan een krappe online opslagplaats. Microsoft stelt voor iedere gebruiker maar liefst 25 GB kosteloos ter beschikking.

1. Office 2010

In juni van dit jaar werd Office 2010 met diverse verbeteringen op de markt gebracht. De veelbesproken ribbon-interface (het lint) bleef gehandhaafd en werd zelfs uitgebreid met het tabblad Bestand. Hiermee opent u de zogeheten Backstage-weergave, waarin u als het ware een kijkje neemt aan de 'achterkant' van een document. Zodra u hierop klikt, verdwijnt de tekstverwerker tijdelijk naar de achtergrond. U bestudeert hier onder andere specifieke eigenschappen van het document en u configureert de afdrukinstellingen. Ook bepaalt u het bestandsformaat, bijvoorbeeld pdf, doc of docx. Verder deelt u gemakkelijk documenten per e-mail, waarbij direct uw mailprogramma opent met in de bijlage het bestand. Daarnaast zijn er verschillende opties rondom de cloud geïmplementeerd: zo beschikt Outlook over koppelingsopties met verschillende sociale netwerken en natuurlijk zijn hier de Office Web Apps te vinden.

© PXimport

Via het tabblad Bestand regelt u gemakkelijk het beheer van een document.

2. Office Web Apps

De online applicaties van Office hebben een belangrijk pluspunt ten opzichte van de desktopversies: ze zijn volledig gratis! Het enige dat u nodig hebt, is een Live-account. Wanneer u gebruikmaakt van Windows Live Messenger, Hotmail of SkyDrive dan beschikt u al over de juiste aanmeldgegevens. U gebruikt hiervoor uw e-mailadres als gebruikersnaam met het bijbehorende wachtwoord. De eerste keer dat u gebruikt wilt maken van de Office Web Apps gaat u naar Office Live. Log in op de website met uw Windows Live ID. Wanneer u deze nog niet hebt, klikt u eerst op Registreren. Vervolgens vult u alle gevraagde gegevens in.

Na het inloggen komt u in de SkyDrive-interface terecht. Deze dienst is in zekere zin een online harde schijf en functioneert als schakel tussen uw offline en online omgeving. Vanuit dit venster bedient u opties om bestanden te uploaden en alle data te beheren. Daarnaast opent of creëert u eenvoudig een online document.

© PXimport

Nadat u bent ingelogd, komt u in terecht in de SkyDrive-interface.

Office 2010 aanschaffen?

Een logische vraag is waarom u de desktopversie van Office 2010 zou aanschaffen, als de Office Web Apps voor iedereen gratis beschikbaar zijn. Er zijn hiervoor verschillende redenen denkbaar. Programma's die op uw computer draaien, zijn allereerst stabieler en betrouwbaarder dan online applicaties. Wat doet u als de server van Microsoft niet beschikbaar is of als uw internetverbinding plotseling uitvalt? Daarnaast is het gebruik van een tekstverwerker, spreadsheetprogramma of diapresentatietool in een browser beperkt. U hebt bijvoorbeeld geen mogelijkheden om werkbalken naar eigen inzicht aan te passen en er zijn minder functies beschikbaar. Zo is de cloudversie van Excel alleen geschikt om simpele formules op los te laten en PowerPoint Web App kan niet overweg met video. De Office Web Apps zijn eigenlijk vooral in het leven geroepen als aanvulling op Office 2010.

3. Webapplicatie starten

De webapplicaties werken vanzelfsprekend uitstekend in Internet Explorer. Ook Safari wordt ondersteund, zodat ook Mac-gebruikers probleemloos met de online kantoormogelijkheden uit de voeten kunnen. Op Firefox werkt het ook probleemloos. Helaas zijn Chrome en Opera in mindere mate geschikt voor Office Web Apps. Als u evengoed een beroep doet op een van deze browsers, dan zult u merken dat sommige onderdelen van het werkblad onjuist worden weergegeven en enkele (selectie) gereedschappen niet correct functioneren.

Zodra u bent ingelogd op Office Live, klikt u aan de rechterkant van de webpagina op Word, Excel, PowerPoint of OneNote om een online document te creëren. Bedenk een geschikte bestandsnaam en bevestig met de knop Opslaan. U zult merken dat bestanden uitsluitend in docx, xlsx en pptx zijn te bewaren. Hierna verschijnt het bewerkingsvenster in beeld. Overigens is de verbinding beveiligd met een SSL-encryptie via het https-protocol. Hierdoor is het voor buitenstaanders nagenoeg onmogelijk om de gegevens te onderscheppen.

Microsoft heeft voor de webapplicaties een ribbon-interface gebruikt. Een goede keuze, want door de vertrouwde omgeving kunt u direct met de toepassing aan de slag. Het eerste dat opvalt, is dat er minder tabbladen beschikbaar zijn. Bovendien bevindt zich rechtsboven een kleine advertentie van Microsoft. De tekst is gelukkig niet opdringerig en wordt niet voortdurend weergegeven.

© PXimport

De webversie van Word ziet er op het eerste gezicht hetzelfde uit als het lokale programma.

Mobiel gebruik

De Office Web Apps kunt u ook in veel mobiele browsers gebruiken. Op die manier is het mogelijk om onderweg nog iets aan een presentatie, spreadsheet of document te sleutelen. Een geruststellende gedachte, mocht u onverhoopt iets vergeten zijn vlak voor een belangrijke presentatie of vergadering. Inloggen gaat min of meer op dezelfde wijze. U navigeert naar Office Live en vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in. U klikt vervolgens rechtsboven op Opties en kiest voor Office. Afhankelijk van de gebruikte browser staan hier uw documenten. Bij sommige browsers moet u eerst onderaan op de link Pc-versie klikken om de documenten daadwerkelijk te kunnen bewerken.

4. Documenten bewaren

U wilt natuurlijk het document opslaan, zodat u het op een later moment weer kunt openen en bewerken. De online editie van Word bevat linksboven het bekende diskettepictogram. Hiermee bewaart u het document in de online omgeving van SkyDrive. Wanneer u erop klikt, verschijnt er een klein pop-upscherm in beeld waarna u even moet wachten. De gegevens worden namelijk naar de servers van Microsoft gestuurd en dat duurt iets langer dan wanneer u bestanden lokaal opslaat met behulp van software. Er is helaas geen Opslaan als-functie beschikbaar in Word Web App. De cloudversies van PowerPoint, Excel en OneNote zijn helemaal niet uitgerust met een knop om documenten te bewaren. Net als in Google Docs worden de gegevens automatisch opgeslagen. In het spreadsheetprogramma is er onder het tabblad Bestand de optie Opslaan als aanwezig, waarmee u werkbladen eventueel handmatig bewaart. Om terug te keren naar de SkyDrive-interface navigeert u naar Bestand en Sluiten. U ziet vervolgens een overzicht van uw bestanden. Beweeg met de muisaanwijzer over een documentnaam om de verschillende mogelijkheden te bestuderen. Ga naar Meer en Downloaden om het bestand op uw harde schijf te bewaren. Jammer genoeg is het niet mogelijk om zelf het gewenste bestandsformaat te selecteren, zodat u verplicht bent om docx, xlsx of pptx te gebruiken.

© PXimport

Vanuit uw browser bewaart u simpel bestanden op de harde schijf van uw systeem.

Online documenten lokaal openen

Documenten die u in de cloud bewaart, kunt u met de desktopversie van Office 2010 openen. Klik hiervoor in de online omgeving op de documentnaam van het gewenste bestand. Via de knoppen aan de bovenkant hebt u de mogelijkheid om de tekst, formule of presentatie in de browser te bewerken of te openen in Word, Excel of PowerPoint. Deze optie werkt niet voor oudere Office-versies.

De koppeling tussen de SkyDrive-omgeving en uw lokale pc werkt zeer soepel. U maakt gebruik van de volledige functionaliteit waarover het programma beschikt, terwijl de online opslaglocatie blijft gehandhaafd. Het document op SkyDrive wordt namelijk meteen bijgewerkt, zodra u het bestand opslaat. De meest recente versie van het document blijft op deze wijze via internet bereikbaar. Als u het werk liever lokaal wilt bewaren, dan regelt u dat via Opslaan als.

 

© PXimport

Documenten uit Office Web Apps opent u gemakkelijk in een lokaal Office-programma.

5. Bestanden uploaden

Vanuit de desktopapplicaties Word, Excel, PowerPoint en OneNote van Office 2010, uploadt u rechtstreeks bestanden naar SkyDrive, zodat de documenten via een browser zijn te benaderen. Dat werkt erg simpel. U gaat naar het Bestand / Opslaan en Verzenden / Opslaan naar web. Via de knop Aanmelden vult u de inloggegevens van uw Live-account in. Na even wachten komt de mappenstructuur van uw SkyDrive-omgeving tevoorschijn. Dubbelklik op de juiste map, zodat Office contact legt met de servers van Microsoft. Na enkele ogenblikken verschijnt het dialoogvenster Opslaan als. Bedenk een naam voor het document en selecteer in het uitrolmenu het gewenste bestandstype. Bevestig tot slot met Opslaan. Oude bestandstypes als doc, xls en ppt kunt u zonder problemen uploaden. Als u ze echter wilt bewerken in een browser dan worden de bestanden geconverteerd naar een recent formaat. Het originele document blijft dan overigens wel behouden op SkyDrive.

© PXimport

Bepaal in welke map van SkyDrive u het bestand wilt bewaren.

6. Word Web App

In de browserversie van Word werkt u grotendeels op dezelfde wijze zoals u dat normaal gewend bent. Zo kunt u probleemloos plakken, kopiëren en knippen. Verder maakt u gebruik van alle bekende opmaakmogelijkheden, waaronder opsommingstekens, nummering en tabellen. Ook vertrouwde gereedschappen zoals Autocorrectie en Spellingscontrole ontbreken niet. Het is nuttig dat u afbeeldingen kunt invoegen die zich op de harde schijf van uw systeem bevinden. Afhankelijk van de bestandsgrootte neemt het uploadproces enige tijd in beslag. Het online broertje van Word is alleen uitgerust met de tabbladen Bestand, Start, Invoegen en Weergave. Daarnaast zijn er dynamische tabbladen aanwezig. Als u bijvoorbeeld een foto of een tabel selecteert, dan verschijnt er in het lint een extra onderdeel waarmee u de opmaak regelt. Afbeeldingen maakt u ­uitsluitend via de beschikbare knoppen groter, omdat de randen van het grafische kader in de browser niet zijn te verslepen. U hoeft geen geavanceerde opties te verwachten, want de webversie is uitsluitend bedoeld om simpele documenten mee te bewerken. U kunt bijvoorbeeld niet controleren wat het woordenaantal is en u hebt minder lettertypen tot uw beschikking. Bovendien is het niet mogelijk om eigen opmaakprofielen te creëren. Ook populaire visuele functies als SmartArt, WordArt en Grafiek zijn niet inbegrepen. Ten slotte is de functie Zoeken en vervangen jammer genoeg afwezig.

© PXimport

Als u een afbeelding selecteert, dan verschijnt er een extra tabblad in beeld om deze op te maken.

7. Excel Web App

Zodra u een nieuw document in de webversie van Excel opent, ziet u meteen het herkenbare rekenblad met de rasterlijnen verschijnen. Bestaande Excel-bestanden kunt u natuurlijk ook openen, al zult u in sommige gevallen een melding krijgen dat niet alle onderdelen van het document zijn weer te geven. Geen probleem, want de internetdienst zorgt ervoor dat u evengoed aan de slag kunt. De betreffende onderdelen worden simpelweg weggelaten en u voert de bewerkingen uit in een kopie van het originele document. Net als in de desktopapplicatie, hebt u de beschikking over drie rekenbladen. Helaas ontbreekt de mogelijkheid om een extra blad toe te voegen. Er zijn verder drie tabbladen bereikbaar: Bestand, Startpagina en Invoegen. U selecteert gemakkelijk een Getalnotatie, bijvoorbeeld Valuta, Financieel, Tijd, Wetenschappelijk, Breuk of Percentage. U bepaalt de afmetingen van een kolom door de scheidingslijn te verslepen. De webpagina heeft dan wel even tijd nodig om te verversen. Middels de knoppen uit het lint voegt u meerdere decimalen of een tabel met getalfilters toe. U navigeert naar Invoegen om verschillende grafieken op te maken. Voor huis-, tuin- en keukengebruik voldoet Excel Web App prima, al is het wel een gemiste kans dat de Autosom-knop ontbreekt om snelle berekeningen uit te voeren.

© PXimport

Met Excel Web App ontwerpt u simpele tabellen en grafieken.

Online samenwerken

De Office Web Apps zijn geschikt om met meerdere personen samen te werken aan een document. Beweeg in de online omgeving met uw muis over het juiste bestand, zodat de menuopties zichtbaar worden. Kies Delen / Machtigingen aanpassen. U kunt het document openbaar maken voor iedereen of alleen voor personen uit uw contactenlijst. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om vrienden en bekenden uit te nodigen via e-mail. U koppelt lees- en bewerkingsrechten aan iedere toegevoegde persoon. In Word en PowerPoint is het niet mogelijk om gelijktijdig met iemand aan een document te werken. U krijgt dan namelijk een foutmelding te zien dat het bestand momenteel door een andere gebruiker wordt bewerkt. Wel activeert u in dergelijke situaties de leesweergave. In de online applicaties van Excel en OneNote is gelijktijdige samenwerking wel mogelijk. U ziet in Excel Web App rechtsonder welke deelnemers er actief zijn. Vrijwel direct worden de bewerkingen van andere gebruikers op uw beeldscherm zichtbaar, zodat u daarop kunt anticiperen. In OneNote Web App verloopt de samenwerking via een andere methode. Als u wilt weten welke deelnemers er aan het document werken, dan navigeert u naar tabblad Weergave en Auteurs weergeven. Vervolgens ziet u de namen achter de juiste tekstdelen van de verantwoordelijke personen staan. Ook kunt u in dit tabblad verschillende paginaversies van de gebruikers opvragen.

 

© PXimport

Wijzig de machtigingen, zodat u andere personen toegang tot het bestand geeft.

 

© PXimport

U ziet rechtsonder in Excel Web App nauwkeurig wie er aan het document werken.

8. PowerPoint Web App

Als u PowerPoint in een online omgeving opstart, dan krijgt u eerst de mogelijkheid om een thema te selecteren. De eerste dia is de voorkant van de presentatie. Hierop typt u eventueel een titel en een onderkop. U klikt op Nieuwe dia om extra informatie aan de presentatie toe te voegen. Er verschijnt een pop-upvenster, waarin u de gewenste indeling van het presentatieblad selecteert. Denk hier goed over na, want het is niet mogelijk om de indeling handmatig te wijzigen. In het linkerdeelvenster vindt u een overzicht van alle dia's, waarin u de volgorde kunt aanpassen. U voegt diverse grafische elementen toe, zoals afbeeldingen van uw computer en illustraties uit een online database. Daarnaast gebruikt u het hulpmiddel SmartArt. Hiermee implementeert u duidelijke figuren, bijvoorbeeld opsommingen, grafieken en organogrammen. Het gebruik van video, overgangen en achtergronden is in PowerPoint Web App niet mogelijk. In het onderste deelvenster plaatst u optioneel bij elke dia een notitie. Om het resultaat te bekijken, navigeert u naar Weergave en Diavoorstelling.

© PXimport

Bepaal de indeling van elke nieuwe dia.

9. OneNote Web App

De onbekendste webapplicatie van Microsoft is OneNote. Eigenlijk functioneert dit hulpmiddel als een groot notitieblok, waarin u teksten, afbeeldingen, hyperlinks en tabellen verzamelt. Het is een uitstekende tool om ideeën en aantekeningen op te bewaren. De opmaakmogelijkheden zijn grotendeels hetzelfde als in de online versie van Word. Door verschillende pagina's toe te voegen, kunt u alle informatie gemakkelijk organiseren. Handig is ook om diverse labels aan tekstdelen te hangen. Dankzij een pictogram kunt u op deze wijze iets aangeven, zoals een vraag, telefoonnummer, definitie, idee of kritiek. OneNote Web App mist vergeleken met de offline editie tekengereedschappen, waardoor de mogelijkheden een stuk beperkter zijn.

© PXimport

Een interessante functie is om labels met een boodschap in het document te plaatsen.

10. Google Docs versus Office

Microsoft heeft met Office Web Apps een serieuze tegenstander aan Google Docs. Deze online kantoorapplicatie bestaat immers alweer enkele jaren, waardoor de ontwikkelaars ruim de tijd hebben gekregen om de dienst te verbeteren. Qua mogelijkheden is het kantoorpakket van de zoekmachinegigant iets uitgebreider dan de webapplicaties van Office. Wel is er een groot verschil in online opslagcapaciteit. Via Google maakt u gebruik van 1 GB, terwijl Microsoft op SkyDrive 25 GB beschikbaar stelt. Overigens kunt u bij Google wel extra ruimte reserveren, maar daarvoor dient u te betalen. Verder schakelt u van een Office-webapplicatie rechtstreeks over naar de lokale desktopversie om een beroep te doen op geavanceerde functies. Google Docs beschikt op zijn beurt over betere opties om samen te werken. Wijzigingen in een document worden namelijk realtime bijgewerkt. U ziet andere deelnemers zelfs typen en dankzij de afgebeelde cursor controleert u nauwkeurig waar iemand in het document aan het werk is. Hierdoor bestaat er geen risico dat er twee personen op hetzelfde punt bezig zijn. Tevens activeert u aan de rechterkant van het venster de chatfunctie. U kunt hierdoor buiten het document met andere personen communiceren, zodat u effectief samenwerkt. Een belangrijk pluspunt is dat u voor het downloaden van het document kiest uit meerdere bestandsformaten. Waar u bijvoorbeeld met Word Web App alleen de keuze hebt uit docx, slaat u via Google Docs de gegevens op als doc-, txt-, pdf-, odt-, rtf- of html-bestand. Bovendien integreert u rechtstreeks filmpjes van YouTube in een diapresentatie en maakt u desgewenst gebruik van een online tool om te tekenen. Google Docs heeft een interface met normale menubalken, vergelijkbaar met Office 2003. Hierdoor is het soms lastig om de juiste onderdelen te vinden, als u de recente programma's van Microsoft gewend bent.

© PXimport

Dankzij realtime samenwerking en de geïntegreerde chatfunctie is Google Docs uitermate geschikt om met meerdere deelnemers te gebruiken.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten