Gebruikers van de Microsoft-dienst Docs.com moeten extra opletten dat ze hun bestanden goed beveiligen. Doen ze dat namelijk niet, dan blijkt nu dat andere gebruikers daar zomaar bij kunnen.
Docs.com is een community-site van Microsoft waar gebruikers Office-bestanden met elkaar kunnen delen, inclusief PDF-bestanden. Maar als niet goed wordt opgelet welke beveiligingsinstellingen worden gekozen, kan het gebeuren dat deze documenten onbedoeld voor iedereen toegankelijk zijn.
Zodoende stuit PCM met een beetje snuffelen op ontslagbrieven, cv's, rekeningen, arbeidsovereenkomsten en salarisspecificaties, die eigenlijk helemaal niet voor onze ogen bedoeld zijn.
Probleem
Hoe dat zo kan gebeuren? Standaard staat de zichtbaarheid van deze gedeelde bestanden namelijk op Openbaar op Internet. De dienst geeft verder ook geen waarschuwing wanneer je die instelling niet verandert en het document gewoon publiceert. Bij Openbaar op Internet kan het bestand bovendien ook worden geïndexeerd door zoekmachines als Bing en Google.
Oplossing
De oplossing is simpel, maar je moet er maar net vanaf weten: bij de instellingen kies je voor de optie 'Beperkt'. In dat geval kunnen alleen gebruikers die een directe link van je ontvangen naar dat bestand, het bestand bekijken. Klik op Opslaan onderaan het scherm om de wijzigingen op te slaan. Je bestand wordt nu niet meer gedeeld met de gehele community.
