Optimaal thuiswerken met de beste hard- en software

thuiswerken

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Lees verder op pagina 2 voor onmisbare software

Slack

thuiswerken

Wanneer je in je eentje werkt, valt er natuurlijk niet zoveel te communiceren. Wanneer je met één iemand samenwerkt valt de communicatie ook nog te overzien. Ga je echter met meer mensen samenwerken en ook nog eens aan hetzelfde project, dan zal communicatie al snel een lastig punt blijken. Mensen raken e-mails kwijt, zijn niet op de hoogte van bepaalde dingen, werken per ongeluk aan de verkeerde documenten, enzovoort (dit kan natuurlijk ook allemaal op jou slaan).

Een fenomenaal platform voor het verhogen van je productiviteit is Slack. Slack kun je (een beetje) zien als een soort van besloten Facebook of Twitter. Je kunt een groep aanmaken met mensen van je team en alles dat je deelt wordt in die groep gezien (én je kunt zien wie het gelezen heeft). Daarnaast kun je mensen taggen in je berichten zodat je ervoor kunt zorgen dat de juiste personen op de hoogte worden gesteld van bepaalde berichten en privéberichten sturen kan ook.

Je kunt al je bestanden delen binnen je groep / team, ook vanuit bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive (in dit geval deel je de link), zodat het bestand rechtstreeks met iedereen in sync is. Tot slot kun je allerlei diensten die je gebruikt (van Twitter tot aan Soundcloud koppelen aan je Slack-account zodat je het platform nooit hoeft te verlaten. Slack is in principe gratis, maar als je gebruik wilt maken van de geavanceerdere functies betaal je een paar euro per gebruiker per maand.

Todoist

thuiswerken

Zeker wanneer je thuiswerkt, is discipline een belangrijk element van je werkdag. Afleiding ligt altijd op de loer en voor je het weet ben je een halve dag kwijt op Facebook. Daarbij is het ook nog eens zo dat je nogal overweldigd kunt raken als er lagere tijd meerdere deadlines op je bord liggen. Beide problemen los je eenvoudig op met een to-do list.

Een dienst die wij hiervoor graag gebruiken is Todoist. Dit is een multi-platform app voor het bijhouden van je to-do-lijstjes maar wel op een hele fijne en slimme manier. Je kunt taken eenvoudig toevoegen, waarbij de interface erg slim omgaat met woorden. Je kunt bijvoorbeeld intypen: ‘morgen’, of ‘volgende week maandag’, of ‘elke werkdag’, en de taak wordt op de juiste manier op de juiste data ingevoegd. De app gaat echter veel verder dan alleen wat losse taken, je kunt ook projecten aanmaken, taken daaraan toewijzen, prioriteiten aan taken geven, enzovoort.

Ook kun je taken toewijzen aan een andere gebruiker, waardoor het ook nog eens een ideaal platform is voor samenwerking. Je bent in de gratis versie beperkt tot vier niveaus diep, 80 projecten en vijf mensen per project. Maar in alle eerlijkheid, daar zijn wij in de afgelopen twee jaar nog nooit overheen gegaan.

IFTTT

thuiswerken

Dit is typisch zo’n uitvinding die in het begin nogal overweldigend is, maar áls je eenmaal doorhebt hoe het werkt wil je nooit meer zonder. IFTTT staat voor If This, Then That, en is eigenlijk niets anders dan een verzameling voorwaarden met daaraan acties gekoppeld. Stel je wilt dat de lichten in je kantoor in discomodus aangaan wanneer je een mailtje ontvangt van een bepaalde persoon (zodat je ondertussen lekker een tukkie kunt gaan doen). Als je slimme lampen (Hue) hebt hangen in je kantoor, dan kun je dat dus realiseren met IFTTT.

Het enige wat je doet is zeggen: Als (If) er mail binnenkomt van dit adres, schakel dan (Then) de lichten in. Daar heb je geen enkele programmeerkennis voor nodig, je drukt simpelweg op een paar knoppen, de interface is erg visueel. Uiteraard is de dienst ook vooral geschikt voor serieuzere oplossingen zoals: bewaar een bijlage uit mijn mail in Dropbox, zodra deze binnenkomt of, zodra ik een bericht op mijn website plaats, plaats de afbeelding dan ook op Facebook, enzovoort. Je kunt allerhande taken automatiseren, waardoor je je handen vrij hebt voor het werk waar je écht je energie in kwijt kunt.

LastPass

thuiswerken

Er is in de afgelopen tien jaar behoorlijk wat veranderd aan het beleid rond wachtwoorden. Ten eerste heb je nu voor vrijwel elke dienst een gebruikersnaam (meestal je e-mailadres) en een wachtwoord nodig, en daarnaast zijn wachtwoorden steeds langer en complexer geworden. Het gevolg: hoe gevaarlijk het ook is, steeds meer mensen schrijven hun wachtwoord op, of gebruiken voor elke dienst hetzelfde wachtwoord. In beide gevallen funest, omdat je tegenwoordig iemand financieel behoorlijk kunt ruïneren als je zijn / haar wachtwoorden weet. De oplossing is eenvoudig én gratis: een wachtwoordbeheerdienst.

Een voorbeeld van zo’n dienst is LastPass. Je stelt één hoofdwachtwoord in (het Master Password) en dat maak je zo complex mogelijk. Vervolgens bewaart LastPass (via een browser plug-in) alle wachtwoorden voor diensten waarbij je inlogt. Dat betekent dat je ze niet hoeft te onthouden, want de volgende keer dat je inlogt zal LastPass het automatisch voor je invullen. Je kunt dus je wachtwoorden zo complex en lang mogelijk maken, jij zult het zelf niet hoeven te onthouden.

Dat lijkt overigens een beetje eng, maar onthoud dat een dienst als LastPass alleen kan bestaan op basis van vertrouwen. De dienst zal er dus alles aan doen om ervoor te zorgen dat je wachtwoord nooit uitlekt. Een garantie is dat niet, maar het is een stuk veiliger én productiever dan een post-it op je beeldscherm.

Dapulse

thuiswerken

Deze dienst lijkt in zekere zin op Slack, met als verschil dat het hier veel meer om projecten draait dan om de communicatie alleen. In zekere zin zou je het kunnen zien als een kruising tussen Slack en Todoist. Het concept is vrij eenvoudig: je maakt een account aan en maakt een ‘bord’ aan voor een project en voegt daar teamleden aan toe. Vervolgens geef je aan uit welke stappen een project bestaat en aan wie je die stappen wilt toewijzen.

Vervolgens wordt dit toegevoegd aan het projectoverzicht en heb je in één oogopslag in kaart wat er nog gedaan moet worden. Daarnaast krijg je een inbox, zoals in je mailprogramma, zodat je communicatie kunt ontvangen op de manier die je gewend bent (als mail), maar zonder dat je wordt afgeleid door zaken die niets met het project te maken hebben. Het is vooral de visuele weergave die dit platform zo efficiënt maakt, je kunt heel eenvoudig zien waar iets blijft liggen en vooral ook wie daar verantwoordelijk voor is.

Het grote nadeel is echter dat Dapulse niet gratis is. Het goedkoopste pakket kost 25 euro per maand, en daarvoor krijg je 5 GB opslagcapaciteit, en basale functies zoals een zoekmachine, toegang tot de iOS- en Android apps en onbeperkte borden.

Tekst: Martin Gijzemijter

Geschreven door: Redactie PCM op

Category: Koopwijzer, Overig

Tags: philips, surface, wachtwoord, ifttt, slack, leitz