OnlyOffice-introductie: Wat kun je met dit gratis Office-alternatief?
Microsoft Office is absoluut de meestgebruikte kantoorsuite, maar helaas is die wel wat aan de prijs. Ben je op zoek naar een gratis Office-alternatief, dan is OnlyOffice het proberen waard. We geven een korte introductie en behandelen ook de samenwerkingsmogelijkheden.
OnlyOffice is opensource, gratis en je kunt ermee met tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties aan de slag in een desktopsuite die zowel op Windows, macOS als Linux te installeren is. Op distributies van onder meer SparkyLinux, Linkat en Linspire zijn de desktopeditors van OnlyOffice vooraf al geïnstalleerd.
Verder is er een mobiele app, beschikbaar voor zowel Android als iOS, en er is een cloudvariant beschikbaar. Die laatste is op een proefperiode van dertig dagen na niet echter gratis, tenzij je die installeert in een private cloud op een zelfgehoste server.
OnlyOffice downloaden en installeren
Wij nemen de Windows-desktopeditie als voorbeeld, maar we besteden ook nog enige aandacht aan de cloudversie. Download OnlyOffice hier en start daarna de installatie. Volg hiervoor de simpele wizard. Let wel: je hebt zeker 1 GB aan schijfruimte nodig voor deze kantoorsuite.
Wanneer je OnlyOffice na de installatie opstart, beland je in een startvenster. Daar kun je vanuit de linkerkant drie verschillende documenttypes creëren: Document, Spreadsheet en Presentation. In het linkervenster vind je ook de opties Recent files en Open local file.
OnlyOffice heeft geen eigen bestandsformaten, maar gebruikt de Microsoft-formaten docx, xlsx en pptx. Verder kun je vanuit OnlyOffice bestanden met het open document format openen (odt, ods en odp, zoals die typisch door suites als LibreOffice worden gecreëerd) en pdf-documenten weergeven. Pdf's kun je helaas niet bewerken, maar bestanden die je met OnlyOffice maakt, kun je wel zelf naar pdf exporteren.
Mocht je voortaan OnlyOffice willen associëren met bepaalde bestandsextensies (zoals docx of odt), dan open je hiervoor Windows Instellingen, Apps, Standaard-apps en Standaard-apps per bestandstype kiezen. Scrol bijvoorbeeld naar .docx en selecteer daarna met een druk op de knop ONLYOFFICE Editors.
Bekende interface
Het valt in elk geval op dat de makers van de suite zich stevig hebben laten inspireren door Microsoft Office. De drie editors hebben onder meer dezelfde accentkleuren; blauw, groen en oranje. Ook de gebruikersinterface met tabbladen en werkbalken (in plaats van uitklapmenu’s) vertonen veel gelijkenis met het lint van Microsoft Office.
In het File-menu ontbreken dan weer wel de klassieke opties voor het creëren of openen van documenten. Die moet je zoeken in het startvenster, in de desktopversies bereikbaar via het logo-tabblad dat linksboven staat.
Absoluut handig vinden we dat je verschillende documenten tegelijk kunt openen. Deze komen elk op een afzonderlijk tabblad terecht en je kunt deze, net als bij browservensters, eenvoudigweg lostrekken.
In tegenstelling tot de interface kun je de documenttaal gelukkig wel instellen op Nederlands (Nederland). Ook Nederlands (België) is beschikbaar, maar die biedt vreemd genoeg geen spellingscontrole aan.
Kort overzicht van functies
Wat betreft functies kan OnlyOffice niet helemaal aan Microsoft Office tippen, een vergelijking met Google Docs lijkt ons realistischer. Zo bevat de tekstverwerker alle belangrijke basisfuncties, zoals afbeeldingen, tabellen, kolommen, grafieken, tekstvelden, kop- en voetteksten, voetnoten en inhoudsopgaven. Maar documentsjablonen ontbreken dan weer.
Ook de spreadsheet staat best stevig. Je kunt met diverse werkbladen aan de slag en er zijn meer dan 450 functies voor onder meer statistische, wiskundige en financiële berekeningen. Het is ook mogelijk diagrammen en draaitabellen in te voegen en celbereiken te definiëren.
Van de drie editors komt de presentatiemodule het minst goed uit de verf. Die beschikt bijvoorbeeld maar over een twaalf thema’s, negen lay-outs en acht transities. Ook de meer geavanceerde mogelijkheden ontbreken, zoals animatiepaden of het toevoegen van (werkende) video en 3D.
Probeer ook geen PowerPoint-presentatie te openen en te bewerken in OnlyOffice: de kans is groot dat de presentatie hierdoor diverse opmaakmogelijkheden kwijtraakt.
OnlyOffice in de cloud
In het startvenster vind je de optie Connect to cloud. Van huis uit ondersteunt OnlyOffice drie verschillende cloudomgevingen: een van OnlyOffice zelf en twee cloudopties die je zelf kunt hosten, bijvoorbeeld op een nas of een afzonderlijke machine (Linux).
Het voert te ver om die laatste twee opties hier helemaal te behandelen, maar we kijken wel even naar de gratis proefperiode van de eigen oplossing van OnlyOffice. Als het bevalt, kun je er later nog voor kiezen om voor de dienst te betalen.
Klik hiervoor op Create an ONLYOFFICE Cloud of eventueel op Add cloud, vul het beknopte onlineformulier in en bevestig met Start free trial. Je krijgt direct toegang tot je persoonlijke cloud. Daar vind je in de rubriek My documents een handvol modeldocumenten die je stuk voor stuk met een muisklik in de online-editor kunt bekijken en bewerken.
Zowel de interface als de functionaliteit van de drie editors zijn nagenoeg identiek aan die van de desktopversie. Via Create kun je eigen documenten creëren en met de pijlknop linksboven is het mogelijk eigen bestanden en mappen naar je OnlyOffice-cloud te uploaden.
En samenwerken maar!
Eenmaal aangemeld kun je OnlyOffice ook gebruiken om samen met anderen aan documenten te werken. Klik linksboven op het pijlknopje naast Choose en kies People. Druk hierna linksboven op het knopje met de drie puntjes en kies Invite users, waarna je de link naar de gebruiker(s) doorstuurt. Als je niet alle rechten wilt toekennen, vink je Add users as guests aan.
De nieuwe gebruiker kan zich nu bij je cloud aanmelden met een eigen account. Als je een document met een van je medegebruikers wilt delen, dan open je Documents en daarna op Share naast het document. Er verschijnt een dialoogvenster waar je via het oogicoon de machtigingen instelt en je via Add Users een gebruiker toevoegt. Bevestig met Save. Die gebruiker vindt het gedeelde document nu terug in de rubriek Shared with me.
Beide gebruikers kunnen het document nu ook tegelijk bewerken. Op het tabblad Collaboration, Co-editing Mode bepaal je hoe simultane wijzigingen zich moeten doorzetten: Fast (vrijwel direct) of Strict (pas nadat een gebruiker het document via het diskette-icoon heeft bewaard).
Via de knoppen Accept en Reject kan de andere partij wijzigingen expliciet aanvaarden of verwerpen. Het is tevens mogelijk commentaar toe te voegen (via Add Comment) en rechtstreeks met elkaar te chatten (via Chat uiterst links).
Hiermee hebben we de belangrijkste aspecten van OnlyOffice kort aan je gepresenteerd en hopelijk kun je er zo mee aan de slag!