Zeker wanneer je een printer ook wilt gebruiken voor facturen, zakelijke rapporten én presentaties, is het verstandig om hoge eisen te stellen. Om bij de printer uit te komen die het beste aan je wensen voldoet, geven we je de volgende overwegingen mee…
Dit artikel wordt je aangeboden door Xerox. De redactie van PCM was niet betrokken bij de totstandkoming ervan.
Ga niet voor overcompleet
Het is zeer verleidelijk om een voordelig geprijsde all-in-one of multifunctional te kopen die niet alleen print maar ook kopieert, faxt en scant. Let op want vooral de goedkope modellen blijken in de praktijk snel tekort te schieten. Deze printers kunnen vaak niet goed overweg met enveloppen of andere papiersoorten en de prijs per afdruk is – net als bij veel goedkoper lasers – vaak hoog.
Zeker voor (thuis)kantoor is het daarom beter om van te voren goed je wensen in kaart te brengen voordat je een keuze maakt. Een app zoals Microsoft Office Lens (gratis voor Android, iOS en Windows Phone) maakt bijvoorbeeld in veel gevallen een scanner overbodig. De kans is groot dat je hierdoor uiteindelijk bij een printer uitkomt die niet van overbodige toeters en bellen is voorzien maar die wel goede en betaalbare afdrukken produceert.
Onderzoek de alternatieven
De prijzen van met name laserprinters zijn de afgelopen jaren enorm gedaald. Wat betreft tekst doen deze goedkope modellen eigenlijk niet onder voor inkjets, maar het gaat vaak mis als u een rapport of kleurendocument wilt afdrukken. Inkjets hebben weer als nadeel dat een klein koffiespatje genoeg is om een hele print te ruïneren. En zeker bij het afdrukken van veel pagina’s met illustraties en foto’s zijn ze vaak erg langzaam en slurpen ze dure inkt. Ze hebben ook aangepast, en dus duurder, papier nodig om tot een nette afdruk te komen.
Een interessant alternatief vormen de printers die gebruik maken van vaste inktblokjes. Deze blokjes bevatten een niet-giftige hars die tijdens het printen wordt gesmolten en op het papier wordt overgebracht. De inkt hecht permanent op het papier, er is geen droogtijd en een pagina is binnen 5 seconden klaar. De afdrukken hebben bovendien een mooie kwaliteit, zijn watervast en verbleken niet.
Kijk naar het milieu
Vrijwel alle moderne printers beschikken over een energiebesparende stand wanneer je ze niet gebruikt. Maar het is belangrijk om verder dan het energieverbruik te kijken. Om een printer draaiende te houden moet je deze voorzien van (verantwoord geproduceerd) papier en inkt of toners. Met name inkjets hebben wat betreft dit laatste een slechte reputatie. Niet zelden blijken vier nieuwe inktcontainers meer te kosten dan een nieuwe printer. Navullen kan, maar vaak een beperkt aantal keren en de lege inktcontainers belanden hierdoor uiteindelijk toch bij het chemisch afval. En dit geldt ook voor de toners van laserprinters. Deze zijn vaak groot en log waardoor de CO2-uitstoot tijdens transport relatief hoog is en na het plaatsen vaak een berg verpakkingsmateriaal over blijft. Dit laatste is overigens iets waar printers die met vaste inkt werken geen last van hebben. De inktblokjes verdwijnen tijdens het afdrukken geheel en de verpakking is minimaal. Neem de belasting voor het milieu zeker in je overweging mee en kijk hoeveel dit gedurende de levensduur van je nieuwe printer – toch al gauw een jaar of vijf – kan schelen.
Denk aan de cloud
Tegenwoordig is het heel normaal om wanneer je op een notebook hebt gewerkt aan een document, hier op een later moment op een andere computer of mobiel apparaat aan verder te werken. En dat is iets dat je in het achterhoofd moet houden bij het kiezen van je nieuwe printer. Een netwerkaansluiting alleen is niet genoeg. Vroeg of laat wil je - waar je ook bent - vanaf ieder apparaat afdrukken kunnen versturen naar de printer op je (thuis)kantoor. Goedkope printers bieden deze mogelijkheid vaak alleen via een omweg of dwingen je om gebruik te maken van diensten zoals Google Cloud Printer. Voor de betere (klein)zakelijke printers zijn vaak slimme apps ontwikkeld die meer mogelijkheden bieden en ook meer rekening houden met je privacy. Bestudeer deze apps en andere cloudmogelijkheden voordat je een definitieve keuze maakt.