Het was vijftien jaar geleden vrij standaard dat bedrijven werkten met Outlook. Google werd destijds niet direct als een zakelijke office-tool gezien. Daar is inmiddels verandering in gekomen, maar dat brengt de nodige problemen met zich mee. Google Calendar synchroniseren met Outlook gaat niet altijd zonder slag of stoot.
Er schijnen wereldwijd meer dan 1 miljard gebruikers te zijn van Microsoft Office. Dat weet Google, waardoor het in Android al diverse achterdeurtjes heeft gemaakt om toch Exchange en Office 365 in zijn Gmail-app te kunnen laten uitlezen. Nadat je in de Gmail-app hebt gezorgd dat je Outlook-account hierin bekend is, moet je ook nog in de instellingen op de telefoon zorgen dat bij ‘accounts’, ‘synchroniseren’ wel aanstaat. Het is even een tweetal handelingen, maar daarna moet het wel goed samen werken.
Dat geldt echter lang niet altijd, waar het gaat om Microsoft versus Google. Waar het enkele jaren geleden vaak voorkwam dat de acceptatie van een afspraak niet terugkwam bij de verzender van de afspraak, is dat inmiddels al iets beter. Heb je echter te maken met een bedrijf dat recentelijk is overgestapt van Google Apps naar Office 365, dan komt het nog steeds vaak voor dat er problemen optreden. Dit is meestal om dat het Google-account dan toch nog bereikbaar blijft, waardoor kalenderuitnodigingen vaak daar blijven hangen.
Vertraging met kalenderafspraken
De DNS-records zijn dan wel veranderd, maar het mail-adres blijft vaak gelinkt met de oude Google Calendar. Dus hoewel je e-mail wordt doorverwezen naar je nieuwe mailprogramma, geldt dat niet voor de uitnodigingen omdat die nu eenmaal gelinkt staan met een oude Google Calendar. Het is wel mogelijk om je in Outlook als het ware te abonneren op je eigen Google Calendar, maar dat is niet ideaal. Je kunt ze namelijk alleen zien, dus niet veranderen. Dit geldt overigens ook voor het delen van kalenders.
Of je nu de agenda van je Google-account in Outlook gebruikt of andersom, het is niet mogelijk om verandering toe te brengen. Bovendien kan het soms wel een half uur duren voor iets zichtbaar is in de kalender van de andere partij. Het is niet voor niets dat er veel derden zijn die apps hebben gemaakt om de synchronisatie tussen Outlook en Google Calendar beter te maken, zoals Sync2 Outlook Google Companion.
Domein verwijderen
Helaas moet je in het hierboven beschreven probleem van de gelinkte uitnodigingen technisch dieper gaan om te zorgen dat uitnodigingen echt alleen in Outlook krijgt. De oplossing? Het domein moet worden verwijderd, zodat er geen e-mailadres meer in de Google Calendar gelinkt staat. Pas dan zal de software begrijpen dat het de informatie moet doorlinken naar die Outlook-kalender.
Een ander issue die regelmatig voorkomt tussen Microsoft Office 365 en Google’s G Suite, is dat het sync programma van G Suite in Outlook kuren heeft. Zo komt het voor dat je wel e-mail kunt ontvangen die naar je Gmail-account is gestuurd, maar wil je iets vanuit Outlook met de G Suite versturen, dan blijven de e-mails in de outbox staan.
Dit kwam bijvoorbeeld veelvuldig voor in april dit jaar na een nieuwe Office-update. Houdt deze updates in de gaten, want daar gaat het vaak mis. Google moet dan met een oplossing komen en dat kan even duren. De update even afhouden kan dan helpen, maar als het kwaad al is geschied, dan is het aan te raden contact op te nemen met de G Suite-helpdesk.
Over het algemeen werken Google’s G Suite en Microsoft’s Office 365 inmiddels goed samen. Het enige waar het af en toe stukloopt, dat is op het gebied van de kalender. Echter heeft dit vaak te maken met veranderingen in de vorm van updates of van bedrijven die van het ene naar het andere softwarepakket overstappen.
Houd dit in ogenschouw als je troubleshoot voor problemen met deze Calendar-software of neem contact op met de helpdesk van G Suite, die over het algemeen erg gefocust is op het goed werken met het nog altijd zeer populaire Microsoft Office 365.