" Anders dan bij een nieuw besturingssysteem van Microsoft, staan de mensen niet in de rij om een nieuwe Office te kopen. Meer van hetzelfde, is een vaak gehoorde klacht. Toch is deze Office wel anders dan de vorige. Voor het eerst is in de diverse programma's (Word, Excel, Outlook, etc) duidelijk merkbaar dat er features zijn die alleen werken als de computer verbonden is met een Office-ready netwerk. Het ontbreken van een netwerk betekent in veel applicaties dat er minder functionaliteit is. Maar met alleen een standaard netwerk bent je er ook nog niet: de functionaliteit van het Office-systeem hangt sterk af van de netwerkconfiguratie en de aanwezigheid van aanvullende softwarepakketten. Wij gaan na welke nieuwe netwerkmogelijkheden Office 2003 biedt en wat je daar allemaal voor nodig hebt. Voor wie is het? Met de nieuwe netwerkmogelijkheden voegt Microsoft een nieuwe dimensie toe aan zijn Office-suite. Met de overkoepelende naam Office System wil het bedrijf uitdragen dat Office 2003 niet zo zeer als een collectie autonome applicaties gezien moet worden, maar als een ge'ntegreerd systeem. Een systeem dat voor een belangrijk deel afhankelijk is van hulpdiensten die uit servers in het netwerk moeten komen. Dit geeft al meteen aan dat deze versie minder interessant is voor thuisgebruikers die niet over een netwerk beschikken. Zij zullen niet alleen functionaliteit missen, maar in de diverse werkschermen zelfs geconfronteerd worden met opties die niet werken en vensters die leeg blijven. Maar ook wanneer ze wel thuis over een netwerk en een eigen server beschikt, is het maar de vraag of ze van alle nieuwe mogelijkheden gebruik kunnen maken, want aan de inrichting van de server worden hoge eisen gesteld. Dit vergt niet alleen diepgravende kennis van netwerktechnologie, maar ook grote investeringen in aanvullende softwarepakketten; twee factoren die over het algemeen alleen voor het bedrijfsleven zijn weggelegd. De basis Het activeren van de diverse netwerkmogelijkheden lijkt op het eerste oog niet zo ingewikkeld. Maar met de installatie van Office 2003 alleen zijn we er nog niet. Om alle mogelijke opties te kunnen activeren moeten de handen eerst flink uit de mouwen. Want behalve de pc's waarop we Office installeren - de client - hebben we ook een specifiek voor dit doel geconfigureerde computer nodig die als server kan dienen. Op deze server moet om te beginnen Windows Sever 2003 ge'nstalleerd worden, waarop de volgende onderdelen beschikbaar zijn: Dynamic Name Server (dns), Active Directory (ad), Message Queuing (mq, msmq) en Internet Information Services 6.0 (iis). Een server met deze opties is als het ware de bodem van de Office-server pizza. Een volgende aan te bevelen onderlaag is Microsoft SQL 2000. Sql is een database-applicatie die het beheer en de gegevensopslag voor later te installeren diensten regelt. Om deze basisopstelling te wapenen tegen de boze buitenwereld is het raadzaam om na de installatie voor de laatste securityupdates en bugfixes langst te gaan bij Windows Update Service www.microsoft.com/windowsupdate. Al met al is een dergelijke serverconfiguratie niet eenvoudig. Het kost uren werk en vereist veel kennis van en ervaring met de diverse serveronderdelen. Een gedegen basis is echter noodzakelijk voor u aan de slag kunt met de programma's die de Office-applicaties netwerkklaar maken: Microsoft Windows SharePoint Services, Microsoft Office Live Communications Server 2003, Rights Management Services (RMS) en Microsoft Exchange Server 2003. Samenwerken Het grote voordeel van het werken met een voor netwerken geoptimaliseerde Office 2003 is de mogelijkheid om probleemloos met meer mensen tegelijk in een afgeschermd werkterrein aan dezelfde documenten te kunnen werken. Hiervoor zijn in de eerste plaats goede samenwerkingstools noodzakelijk. Daarbij gaat het om zaken als het kunnen creëren van gezamenlijke werkdomeinen, een geavanceerd document- en versiebeheer, en automatische meldingen wanneer er wijzigingen in een bestand zijn aangebracht. Dit concept is niet nieuw voor Microsoft. Het toevoegen van samenwerkingsopties is al mogelijk sinds Office 2000. Deze toepassing heeft echter nooit een hoge vlucht genomen. Om te beginnen kwam dit omdat het als aparte optie ge'nstalleerd diende te worden. Dat is bij Office 2003 overigens nog steeds het geval, maar het verschil is dat de netwerkmogelijkheden nu veel prominenter in beeld staan: wist je bij 2000 niet wat je miste, bij 2003 zie je in het werkscherm welke opties zonder de samenwerkingssoftware niet beschikbaar zijn. Windows SharePoint Services De applicatie die in Office 2003 de samenwerkingsopties beheert is Windows SharePoint Services (WSS). Deze wordt niet standaard met het pakket meegeleverd, maar is als bestand van 32 MB gratis te downloaden vanaf www.microsoft.com/sharepoint. Na het downloaden moet dit programma onder Windows Server 2003 op de server ge'nstalleerd worden. Voordat we dat doen, moeten we in de managementconsole van iis wel eerst de Frontpage-extensies uitschakelen. Optioneel - maar wel aanbevolen - kunnen we bij de installatie sql als database instellen. Doen we dat niet, dan selecteert de installatieprocedure een speciale versie van Microsoft SQL Desktop Engine (msde): een soort gesloten sql-module zonder beheertools. Na de installatie is de functionaliteit voor alle gebruikers op het netwerk beschikbaar. Werkplekken Om een nieuwe samenwerkplek te creëren, klikken we in een Office-applicatie in het Menu Extra op Gedeelde werkruimte. Dan opent zich rechts van een document een venster. Door hierin een naam en een url op te geven, wordt er een nieuwe werkplek opgestart. De url verwijst naar de server waarop WSS ge'nstalleerd is. De laatste stap is vervolgens het mailen van de url en de naam naar de andere deelnemers in het project, zodat zij weten waar ze de werkplek kunnen vinden. Op een server kunnen enkele tientallen samenwerkplekken onder elk een eigen url worden ondergebracht. Een samenwerkplek is zinnig voor groepen van drie tot twintig personen. Elk type Office-document kan er worden neergezet, waarna van elk bestand bekend is wie het op dat moment in gebruik heeft. Er is een ledenlijst, een takenlijst, een lijst met links en een beschikbaarheidslijst. Is het werk na enige dagen, weken of maanden gedaan, dan kan de plek weer worden opgeruimd, resterende documenten worden dan elders gearchiveerd. Via internet WSS beperkt zich niet alleen tot Office 2003: het kan ook met een gewone browser worden benaderd. Het uploaden en inzien van documenten werkt dan prima, ook als er op deze client geen Office 2003 wordt gebruikt. Door de server achter een url over internet op te stellen, kan de technologie ook ingezet worden om buiten het kantoor (externe medewerkers) of zonder kantooromgeving (verenigingsleven) samen te werken. WSS is verder als site op afstand te beheren. Een uitbreiding op Windows SharePoint Services is SharePoint Portal Server (SPS). Deze kan bij grote organisaties voor het onderhouden van een website worden ingezet, maar ook om eigen WSS-sites samen te brengen met een zoekfunctie die alle WSS-sites doorploegt. SharePoint Portal Server is overigens veel meer dan alleen een uitbreiding op WSS. SPS kan worden ingezet als volwaardige website. Het is echter een zwaar product dat niet alleen een grote inspanning vraagt om te implementeren, maar ook een fors prijskaartje heeft. De licentie voor gebruik op het internet kost € 30.000. Hiermee richt het zich duidelijk op grote organisaties met diepe zakken. Live Communication Server Om met meer personen tegelijkertijd aan één project te werken, heb je behalve goede samenwerkingstools ook goede communicatiemiddelen nodig. Zoals de naam al doet vermoeden, heeft de Microsoft Office Live Communication Server alles te maken met communicatie. Hoewel deze toepassing noodzakelijk is voor het uitwisselen van berichten tussen de afzonderlijke Office-gebruikers op het netwerk, maakt het geen deel uit van Office 2003 of MS Windows Server 2003. Dit programma moet dus apart worden aangeschaft. Om de Live Communication Server te kunnen installeren, hebben we minimaal Windows Server 2003 met een geactiveerde dns en ad nodig. Willen we het communicatieverkeer tussen de diverse gebruikers ook kunnen bewaren, dan moet de server ook over Microsoft SQL 2000 beschikken. In dat geval kunnen we tijdens de installatie aanvinken of de berichten naar een sql-database weggeschreven moeten worden. Na installatie krijgt elke bij het netwerk bekende gebruiker een extra tabblad in zijn of haar profiel, daarin kan aangegeven worden of de gebruiker toegang heeft tot de communicatie dienst. Messenger Voor het verzenden en ontvangen van berichten maakt Live Communication Server gebruik van Messenger-technologie. De Messenger kennen we vooral als chatprogramma, waarmee je direct contact kunt leggen met vrienden en bekenden die ook online zijn. Binnen bedrijven is dit programma minder populair; niet alleen omdat het werknemers van hun werk zou afhouden, maar vooral ook omdat deze toepassing het bedrijfsnetwerk kwetsbaar maakt voor indringers van buiten af. Microsoft zelf schuift de Messenger nu echter naar voren als het professionele communicatiemiddel bij uitstek. Dit blijkt in de eerste plaats uit het feit dat het een integraal onderdeel van Office 2003 is geworden. Zo zien we in Outlook 2003 naast elke contactpersoon het bekende Messenger-figuurtje. Voordat Messenger binnen een professionele omgeving gebruikt kan worden, zijn er wel enkele aanpassingen nodig. Dit wordt geregeld door Live Communication Server. De eerste belangrijke aanpassing is dat Live Communication Server de Messenger-functionaliteit binnen de eigen muren haalt. De oorspronkelijke Messenger maakt gebruikt van webservers, maar bedrijven zitten er uiteraard niet op te wachten dat hun interne communicatie via het openbare en kwetsbare internet wordt verzonden. In het nieuwe concept loopt het Messengerverkeer gewoon via de eigen server. Een volgende belangrijke aanpassing is dat al het onderlinge Messengerverkeer nu ook opgeslagen kan worden, zodat belangrijke informatie ook later nog terug te lezen is. Hiervoor moet wel de optie ingesteld staan om berichten naar een sql-database weg te schrijven. Windows of MSN Voor het gebruik van Messenger op de client-pc's maken deze aanpassingen geen verschil: bij het opstarten van Messenger komen in de Office-applicaties en SharePoint Service alle grijze Messenger-figuurtjes tot leven. Bij Outlook 2003 is dat in de adresbalk naast elke naam. Wanneer je iemand mailt, zie je gelijk aan een groen of rood poppetje naast de geadresseerde of hij ingelogd is. Zo kun je eenvoudig bepalen of je een direct gesprek kunt beginnen, of dat je beter een mailtje kunt sturen. Wat overigens wel van belang is, is dat op de client-pc niet MSN Messenger, maar Windows-messenger gebruikt wordt. De MSN Messenger ondersteunt de instelling van een eigen server namelijk niet en kan daarom niet op Live Communication Server worden toegepast. Wel kan je in Windows Messenger de instellingen voor MSN Messenger opnemen, zodat je eigen contacten in de lijst opgenomen kunnen worden. Of je daadwerkelijk vanuit een bedrijf contact kan maken met de MSN-dienst hangt af van firewallinstellingen. Is Messenger-contact buiten de eigen muren ongewenst, dan kan dit worden afgesloten. Versie 5.0 van Windows Messenger (8,5 MB) kan je gratis downloaden vanaf www.microsoft.com/windows/messenger. Windows rights management Wanneer je met een grote groep mensen aan een project werkt, is het handig wanneer je de werkgegevens kunt beschermen tegen ongewenste pottenkijkers of het per ongeluk verwijderen of weggooien van belangrijke data. Bij Office 2003 is deze taak toebedeeld aan Windows Rights Management Services (RMS). Door als eigenaar van een document andere gebruikers wel of geen rechten toe te kennen, kun je bepalen of dit document wel of niet bewerkt mag worden, of het maken van kopieën naar het klembord is toegestaan, en of het geprint mag worden. RMS versleutelt het document tot iets onleesbaars. Voordat dit gebeurt geeft je als auteur aan welke personen er naast jezelf toegang hebben tot het document. Ook kun je er een vervaldatum aan toekennen. Na deze datum is het voor iedereen behalve de jezelf onleesbaar, ongeacht eerder toegekende rechten. Verder kun je een contactpersoon opgegeven waarbij anderen een verzoek in kunnen dienen om een voor hen geblokkeerd bestand te kunnen inzien of te bewerken. Intern of extern Om Windows Rights Management te kunnen gebruiken is Office 2003 en het 2,1 MB grote installatiebestand van RMS nodig. Dit laatste kunt u downloaden vanaf www.microsoft.com/rm. Voor RMS in eigen beheer moet de server uitgerust zijn met IIS 6.0, inclusief asp.net, Message Queuing en eventueel sql. Ook moet de server geconfigureerd zijn als domain (Windows Server 2003 met dns en ad). Bij de installatie moet sql worden gekozen, anders kiest het product voor een eigen database. Na de installatie maakt RMS zich bekend in de Active Directory van Window Server 2003, waarna Office-applicaties weten waar ze moeten aankloppen voor de regie over RMS documenten. Een alternatief voor RMS in eigen beheer is RMS via Microsoft Passport. Bij deze identificatiewijze verwijst het document bijvoorbeeld naar een hotmailadres. Na het aanmelden bij Passport is ook de identiteit van de ontvanger bekend en kan bepaald worden of een document al dan niet mag worden geopend. Voor deze laatste werkwijze zijn geen eigen netwerkvoorzieningen nodig, maar is een verbinding met internet voldoende. Voor kleine groepen is Microsoft Passport het overwegen waard; voor bedrijven is het verstandiger de beveiliging niet over internet te laten lopen, maar in eigen hand te houden. Gebruiksgemak Het toepassen van een rights management systeem valt of staat met het gebruiksgemak. In Office 2003 kunnen Word, PowerPoint, Excel en Outlook met RMS overweg. Dat is bij oudere Office-versies echter niet het geval. Om personen die niet over Office 2003 beschikken leestoegang te geven, is er een plug-in voor Internet Explorer. Om lezen in een browser toe te staan moet tijden het beveiligen van het document wel een aparte instelling worden aangevinkt waarmee html binnen het gecodeerde bestand wordt toegevoegd. Dit maakt het bestand ook wat groter. RMS is niet waterdicht. Evidente omwegen zoals het maken van een schermafdruk zijn dan wel niet mogelijk, maar een schermdump met een ander hulpprogramma is zo gemaakt. Het is dan ook niet meer dan een rem op onbedoelde verspreiding. Er is bij gebruikers, ondanks de gebreken, ongetwijfeld behoefte aan rights managment, maar het wordt pas makkelijk in gebruik als iedereen over Office 2003 beschikt en RMS daadwerkelijk in het netwerk is ge'nstalleerd. Exchange Server 2003 Samen met Word is Outlook een van de meeste gebruikte programma's van MS Office. Outlook is traditioneel sterk afhankelijk van de Microsoft Exchange Server in het netwerk. Exchange verzorgt voor Outlook de mail-communicatie met internet, de centrale opslag van mail, de distributie van mail, en de opslag voor agenda's, contacten, taaklijsten en zogenoemde publieke folders. Outlook 2003 komt het best tot zijn recht wanneer het kan samenwerken met de nieuwe Exchange 2003. Een combinatie met een oudere versie is wel mogelijk, maar daarmee blijven een aantal interessante mogelijkheden onbenut. Exchange Server 2003 werkt in principe alleen op Windows Server 2003 (met wat prutsen krijg je het ook onder Windows 2000 wel aan de praat, maar dat gaat niet echt van harte). Om het programma te installeren moet de server lid zijn van een domein, ofwel over een basis met dns en ad beschikken. De installatie zelf is niet ingewikkeld, maar juist daarna vergt Exchange veel aandacht en onderhoud. Dit komt ondermeer omdat het een eigen database bevat. Exchange houdt zich ook bezig met anti-spam. Anti-virus wordt vaak erbij gevoegd met een product van een derde partij, bijvoorbeeld Trend. Dit maakt Exchange complex en kwetsbaar. Het bijhouden en patchen van Exchange vergt daardoor de nodige zorg en tijd. Minder afhankelijk Hoewel Exchange nog steeds een centrale rol in de werking van Outlook inneemt, is de afhankelijkheid toch minder groot dan bij eerdere versies. Outlook 2003 beschikt namelijk over een cache die het werken zonder Exchange server mogelijk maakt. Ga je met een laptop buiten het bereik van de server of is de server even niet beschikbaar, dan kan je gewoon doorwerken. De server blijft nodig om nieuwe mail op te halen en af te leveren, maar Outlook kan gewoon verder werken met de informatie die in de cache staat. Optimale combinatie Behalve deze grotere onafhankelijkheid, is ook het contact met Exchange verbeterd. Een nieuwe vorm van compressie brengt het netwerkverkeer tussen Outlook en Exchange Server terug tot de helft of minder. Voor een verbinding met de mailserver was Outlook tot nu toe behoorlijk afhankelijk van een open verbinding voor het door Outlook gebruikte rpc-protocol. Dit is in de nieuwe versie verbeterd doordat rpc onder de noemer 'rpc over tcp/ip' ook over poort 80 kan; dezelfde poort die voor toegang tot het web wordt gebruikt. Dit heeft als voordeel dat Outlook-mail werkt zodra er een verbinding met internet is. Een sterke verbetering in Outlook 2003 is dat het binnenhalen van mail onderbroken kan worden. Klik je op iets interessants dat je in de mailbox ziet, dan wordt dat bericht direct opgehaald, je hoeft niet langer te wachten tot alle mail binnen is. Daarna gaat het binnenhaal-proces weer gewoon door. Evenals de eerder genoemde compressie en rpc over tcp/ip, werkt dit alleen bij een combinatie van Outlook 2003 en Exchange 2003. Vergeleken met eerdere versies werken de nieuwe Outlook en Exchange ook opvallend beter over modem, isdn, gsm en gprs. Is de bandbreedte beperkt, dan hoef je niet meer per se het hele bericht binnen te halen, maar kunnen er ook alleen mailheaders worden uitgewisseld. Alleen als het bericht interessant genoeg is, haal je het dan in zijn geheel op. Conclusie Toegegeven, deze eerste blik op de netwerkmogelijkheden van Office 2003 is enigszins vereenvoudigd. Om de hier besproken onderdelen te implementeren is veel meer kennis nodig. En in veel gevallen ook heel veel geld. Om vervolgens alles te monitoren, onderhouden en patchen vraagt het daarna toewijding, vaardigheid en tijd. Goed, zeker voor wie de installatie van XP goed kent is het installeren van een kale Microsoft Windows Server 2003 niet moeilijk, maar met toevoegingen als dns en ad wordt het al snel complex. Met al zijn tools om domeinen, computers en gebruikers te beheren is active directory ook niet iets waar je vanzelf je weg in vindt. Dit soort infrastructuur is dus niet iets om thuis even op te zetten, maar met name bedoeld voor grote bedrijfsmatige netwerkomgevingen. *** Kader Prijzen De kosten voor een volledig functionele netwerkinstallatie van Office 2003 kan flink in de papieren lopen. De meeste onderdelen moeten los aangeschaft worden. Bovendien moet bij verschillende onderdelen per gebruiker ook nog een Client Acces License (CAL) gekocht worden om de software te mogen gebruikten. Voor SQL is ook een processorlicentie verkrijgbaar, SharePoint Portal Server kent een open licentie, beide zijn bedoeld als het product niet intern wordt gebruikt, maar voor het internet waar geen zicht is op het aantal gebruikers. Deze serverlicenties zijn beduidend duurder. Software Office 2003 Professional"