Moet u vaak afspraken maken met andere mensen, of gebruiken u en uw collega's dezelfde documenten, dan is het handig als iedereen bijvoorbeeld bij elkaars agenda kan, of bij die gezamenlijke documenten. In zo'n geval is een server onmisbaar als Microsoft Exchange onmisbaar, maar in veel gevallen is Exchange niet de ideale oplossing, en kunt u uitwijken naar een ander pakket Waarom een alternatief? Er kunnen verschillende redenen zijn om te kiezen voor een ander product. Exchange is vrij complex, niet handig voor de kleinzakelijke gebruiker. Dit is enerzijds te wijten aan de overweldigende hoeveelheid instellingen die Exchange biedt – tijd en kennis zijn onontbeerlijk, en anderzijds aan de nazorg die het product vraagt. Eenmaal operationeel, moet u Exchange voortdurend blijven monitoren en beheren om te zorgen dat alles naar behoren blijft draaien. Wilt u die nazorg uitbesteden, dan hangt daar uiteraard een prijskaartje aan. Wel is het zo dat de aanschaf van Exchange zeer betaalbaar is geworden nu Microsoft het heeft opgenomen in de bundel Small Business Server 2003 (verkrijgbaar voor ca. € 500). Een andere reden om te kiezen voor een alternatief kan zijn dat u het misschien niet vanzelfsprekend vindt om een product van Microsoft aan te schaffen, of dat u op zoek bent naar een Linux-oplossing. Exchange – wat is er zo handig aan? Alvorens de alternatieven te bespreken, bekijken we eerst welke mogelijkheden Exchange biedt. Outlook heeft veel ingebouwde functionaliteit voor het werken in een groep, maar die is pas beschikbaar in combinatie met een Exchange server. Denk hierbij aan groepsgegevens zoals notulen of projectbestanden die Outlook opslaat in de zogenoemde publieke folders op de server. In deze publieke folders staan eveneens groepsagenda's (handig voor teamafspraken, of om te weten wanneer welke vergaderzaal bezet is) en gemeenschappelijke contactpersonen. Functies van Exchange Naast de groepsfunctionaliteit heeft Exchange veel meer mogelijkheden, die met name van belang zijn voor de beheerder van het netwerk. We stippen ze kort aan: Exchange is een mailserver Exchange transporteert e-mail van Outlook-clients naar het internet en omgekeerd; het Vooral in zakelijke omgevingen is die centrale rol van groot belang, omdat de e-mail daardoor ook centraal gecontroleerd kan worden op spam en virussen. Ook is de server dé plek voor een backup van databases met alle e-mail en agenda's van alle werkstations. Exchange is een pda- en smartphone-server Sinds versie 2003 heeft Exchange een extra onderdeel, Mobile Services. Hiermee wordt Outlook Mobile Services (OMA) verzorgd, waarmee u op afstand een pda of smartphone direct kunt synchroniseren met de informatie in Exchange. U krijgt toegang tot e-mail, contactpersonen en agenda. Ook ondersteunt Mobile Services wap 1.1, een protocol waarmee u op afstand op vrijwel iedere gsm toegang krijgt tot gegevens in een eenvoudig menu van korte tekstregels. Exchange heeft een webinterface Samen met webserver Internet Information Server (iis) en het onderdeel Outlook Web Access (OWA) heeft Exchange een webinterface. Met OWA benader je op afstand Exchange in een Outlook-achtig uiterlijk. Handig als u niet achter uw laptop of bureau zit. Exchange voor grote bedrijven Exchange is geschikt om duizenden gebruikers te bedienen en verkeer uit te wisselen met andere Exchange-servers in de organisatie. Ook is het mogelijk te werken in zogeheten failover-configuraties: andere Exchange servers nemen het dan over als er iets fout gaat. Exchange gebruikt een transactionele database. E-mail, agenda's en data voor de groepsfuncties zijn opgeslagen in een zogenoemde transactionele database. Een database die met transacties werkt beschermt gegevens zodanig dat ook na stroomuitval half weggeschreven dingen worden hersteld zodat de database intact blijft. Al deze functies maakt duidelijk dat de Outlook-functionaliteit waar we bij de alternatieven nadrukkelijk naar kijken, maar een enkel aspect is van Exchange. Afhankelijk van uw werkomgeving moet u zelf beslissen of de alternatieve pakketten voldoende andere functionaliteiten bieden om geschikt te zijn voor u. Testcriteria In dit artikel kijken we naar producten die dié functies van Outlook leveren die uit het netwerk moeten komen. Daarbij mogen mail, een eigen agenda op het netwerk, inzicht in andermans agenda, overzicht over meerdere agenda's, maken van groepsafspraken, en het houden van een gemeenschappelijk adresboek niet ontbreken. Prettig is als er buiten Outlook ook nog mogelijkheden zijn, bijvoorbeeld een webinterface om op afstand e-mail te lezen. We bekijken twee Linux-oplossingen, drie Windows oplossingen en een oplossing voor beide platformen. Alle serverproducten in deze test leveren een losse Outlook connector of plug-in – software die u op de client installeert en Outlook leert waar de server is en hoe hij daarmee communiceert. EasyGate heeft een eenvoudige, ietwat onverzorgde webinterface voor beheer. WorldPilot, de web-toegang meegeleverd met EasyGate is vrij kaal. EasyGate 5.3.79 Build 688 EasyGate is een alles-in-een Linux-oplossing op een enkele cd. EasyGate ziet er eenvoudig uit: geen mooi grafisch uiterlijk. Om de installatieprocedure goed te laten verlopen, moet de harde schijf op de eerste ide-aansluiting zitten en master zijn. Uw pc moet een processor hebben van minimaal 1 GHz, 256 MB geheugen en 40 GB opslagruimte. Let bij het installeren wel op: een beperkt aantal netwerkkaarten en scsi-adapters wordt ondersteund – de leverancier heeft daar een lijst van. Installatie gebeurt vanuit een eenvoudig tekstmenu. U kunt Nederlands kiezen voor de tekst, maar de menustructuur blijft soms Duits. Na initiële installatie en het instellen van de netwerkkaart op de console kan vanaf een webclient het beheer worden geregeld en de installatie worden afgerond. Wel hebt u hier wat technische kennis nodig en enige behendigheid in de eigenzinnige en karige bediening, want op de server staan slechts een beperkt aantal rapportages en een paar monitoring-mogelijkheden. Aardig is dat dit systeem overweg kan met isdn, dus adsl is geen verplichting. Op een tweede cd wordt de Mapi-connector versie 2.4.3 geleverd, die geschikt is voor Outlook 97, 98, 2000 en XP. Deze doet wat hij moet doen. Er is een backup-voorziening die alles in brokken van 650 MB klaarzet voor het branden naar cd-r. De wat kale webinterface, WorldPilot, geeft de client inzage in adressen, kalender, taaklijsten, notities en files. Samengevat doet dit product wat het moet doen, maar dan ook niets meer. De Windows-applicatie die het beheer doet van MDaemon heeft een hoop knoppen en tabbladen. De LookOut skin voor web access van MDaemon is fraai en afgeleid van Outlook 2003. MDaemon Pro mail server MDaemon is een krachtig mailserver-product dat geheel is toegesneden op Outlook-ondersteuning en draait onder Windows. Aardig is dat dit product de mogelijkheid biedt om een dynamische dns-server in te schakelen voor adsl zonder vast ip. De gebruikersinterface bij installatie kan op easy en advanced worden gezet. Zet u de interface op advanced, dan wordt u geconfronteerd met honderden tabbladen (die gelukkig overzichtelijk zijn ingedeeld). Tot in de kleinste hoeken in de architectuur van het mailprogramma en de mailprotocollen vindt u instellingen. De hele installatie duurt nog geen vijf minuten en vraagt slechts 10 MB schijfruimte. Niet alleen voor de beheerder is dit een rijk programma, ook de eindgebruiker heeft legio mogelijkheden. Zo is de functie Anti-Spam standaard actief, optioneel installeert u McAfee Anti-Virus. Webadmin, een module om Mdaemon op afstand te besturen, is gratis. Het onderdeel Relayfax is als externe fax-oplossing te gebruiken. Krachtig is dat zelfs dit relatief kleine programma e-mail voor meerdere domeinnamen kan afhandelen; aan elke domeinnaam kan een eigen beheerder worden toegewezen. WorldClient is de gebruikers-webinterface. Hier is veel zorg aan het uiterlijk besteed: er zijn meerdere skins. De fraaie skin LookOut lijkt wel erg op Outlook 2003. In beheer op afstand is niet voorzien, maar wel mogelijk is het extern overnemen van het bureaublad – een standaard voorziening in XP. Voor Outlook gebruikt dit product de zogenoemde GroupWare plug-in. Deze laat in Outlook duidelijk zien tot welke groepsmappen een gebruiker toegang heeft. MDaemon is bestemd voor Windows-applicatieliefhebbers die graag een hoge mate van controle hebben en niet bang zijn voor een technisch indrukwekkend product. Novell gebruikt een eigen pop-up in Outlook om meerdere agenda's te openen; Outlook met Exchange kan dit beter. Novell GroupWise WebAccess heeft veel functionaliteit en geeft breed toegang tot GroupWise. Novell Small Business Suite 6.5 Novell biedt met Novell Small Business Suite wat prijs betreft een interessant alternatief voor Exchange. Novell Small Business Suite werkt op basis van het eigen netwerkbesturingsstysteem Netware 6.5. In een gratis startpakket krijgt u onder andere dit besturingssysteem, mailserver en agenda-server met vijf client-licenties. De omvangrijke softwarebundel is weliswaar gratis, maar het is wel de bedoeling dat de installatie door een Novell-partner gebeurt, die uiteraard wel zijn uren in rekening zal brengen. Novell Small Business Suite biedt behalve het besturingssysteem Novell 6.5 de mail- en samenwerkingserversoftware GroupWise 6.5. Novell heeft een gratis connector voor Outlook beschikbaar, GroupWise Plug-in 3.0 for Outlook. Wij kregen dit onderdeel onder bestandsnaam V3OPIN6_14 aangeleverd. De installatie heeft geen anti-spam- of anti-virusmogelijkheden, maar kan met bijvoorbeeld Gwava (www.gwava.nl), Norton of McAfee worden uitgebreid. Gebruikers kunnen met Outlook, webgebaseerd of met de eigen clientsoftware werken. Het Novell-equivalent van Outlook Web Access is VirtualOffice. Het beheer van de server is ook webgebaseerd, met uitzondering van mailserver Groupwise. De beheertools zijn indrukwekkend, technisch en doorspekt met veel Novell-specifieke elementen. Het programma is ook zonder hulp van buitenaf al snel onoverzichtelijk, ingewikkeld en ontoegankelijk. De Outlook plug-in heeft beperkte functionaliteit. E-mail wordt alleen opgehaald als de refresh-knop wordt ingedrukt. Novell heeft een speciale knop om afspraken te maken in meerdere agenda's, maar wij vinden de Outlook-functie in combinatie met Exchange duidelijker. Samengevat redt Outlook het wel, maar indrukwekkend is het niet. De Groupwise Plugin 3.0 voor Outlook werkt alleen op Outlook 2000 en Outlook XP. De plug-in zal niet worden doorontwikkeld. ***stalker_web_beheer.bmp Stalker is bijzonder breed in beheersfuncties, maar het ziet er allemaal wat hoekig uit. ***stalker_web_gebruiker.bmp Stalker heeft webtoegang, maar er is zo weinig grafische opmaak, dat het uiterlijk lelijk te noemen is. Stalker CommuniGatePro 4.1.8 Het Amerikaanse bedrijf Stalker werkt al sinds 1998 aan CommuniGatePro. Alles aan dit product doet Spartaans aan; het installatietraject verloopt buitengewoon vreemd. Zo is de installatie binnen drie minuten een feit op een Windows-machine. Na installatie gebeurt er niets – een zoektocht waar de software is gebleven levert in eerste instantie niets op. Toch is CommuniGatePro al actief, als Windows service; de bestanden zijn verborgen in de Windows systeemdirectory. In de lopende service kun je niets opstarten of instellen. Vreemd genoeg vinden we het wachtwoord niet in de handleiding of op een andere logische plek, maar is dat 'verstopt' in een bestand op de harde schijf. Onder de naam postmaster vindt u met een webinterface op poort 8010 de instellingen terug en configureert u het product. CommuniGate heeft een grof uiterlijk. Ook de webinterface op Poort 8100, dat toegang geeft voor gebruikers, is lelijk, maar het is dan ook de bedoeling dat u het geheel aankleedt of dit laat doen door een dealer. Pas dan wordt het een toonbaar product. Voor de technische beheerder is er een goede Engelstalige help-functie in de webinterface zelf. CommuniGatePro is in Windows een beetje vreemd omdat het oorspronkelijk van Unix af komt. Er is bijvoorbeeld geen database, alles wordt tekstgebaseerd opgeslagen. In deze eenvoud zit echter wel de kracht van het programma. In specificaties en capaciteit moet dit product niet worden onderschat. Zo kan het duizenden gebruikers aan, en met cluster-configuraties en Radius-ondersteuning past het in grote omgevingen. Zijn er meer dan 150.000-200.000 (!) gebruikers dan wordt het tijd het product op te delen in meerder front-ends en back-ends om een goede performance te behalen. Daarvoor bestaan aparte modules en zijn er verschillende configuraties mogelijk. Wilt u het echt groots aanpakken, dan is het zelfs mogelijk om tot meer dan vijf miljoen gebruikers te gaan. U betaalt dan meer dan $ 100.000 voor de software – een koopje teruggerekend naar de prijs voor een enkele postbus. Echt een product voor grote bedrijven en internetproviders. Beheer van OpenExchange is verzorgd en ziet er vriendelijk en toegankelijk uit. Gebruikers ervaren een rijke complete functionaliteit in de webclient van OpenExchange. Suse OpenExchange Server 4.1 Suse Linux werd nog niet zo lang geleden onderdeel van Novell. Suse levert een van de krachtigste producten in deze test. Het is geen pure Exchange-vervanger, maar het gaat hier om een compleet en op zichzelf staand systeem met groepsfunctionaliteit waar agenda en e-mail deel van uitmaken. Gebruikers- en beheerdersinterface zijn fraai, het beeldscherm van de server waar het product op draait is eigenlijk niet nodig. U kunt de kast dus makkelijk ver weg zetten. De installatie van OpenExchange is relatief eenvoudig: u hebt niet meer nodig dan een half uurtje tijd, de installatie-cd's en een leeg systeem. OpenExchange vraagt 512 MB hoofdgeheugen en bij voorkeur twee harde schijven. Minder geheugen en een enkele harde schijf kan ook, maar is niet verstandig. Liefhebbers vinden de broncode op de cd, op enkele kernmodules na. Met een minimum aan instellingen kunt u al aan de slag met het programma. Een Outlook-connector, Islox, vinden we op internet en geeft de door ons gezochte Outlook-functionaliteit. Outlook functioneert prima, maar kent niet vanzelfsprekend de specifieke OpenExchange diensten en voorzieningen. Door alleen met Outlook te werken doet u het product te kort. U mist dan namelijk alle fraaie OpenExchange-functionaliteit zoals de projectfuncties, documentbeheer, de kennisbank, het prikbord en het forum. Voor e-mail is een spamfilter ingebouwd, Antivirus AMaVIS (amavis.org) voegt u optioneel toe. OpenExchange gebruikt DyCE als instant messenger-functionaliteit en FerrariFAX verzorgt eventueel een fax-interface. Beide zijn meegeleverd. OpenExchange is indrukwekkend, compleet en gebruiksvriendelijk en verdient het niet alleen Outlook te bedienen. ***TeamLink3_beheer.bmp Beheer van TeamLink3 is een Windows-applicatie die overzichtelijk is ingedeeld. TeamLink3 gebruikt een nette webclient om ook op afstand makkelijk te kunnen werken. TeamLink3 Pro for Windows Het jonge Delftse bedrijfje ConnecTUX begon in 1999 met het leveren van Linux-netwerkoplossingen. De interesse bleek al snel groot en toen bleek dat veel van hun klanten Outlook gebruikten, was dit een reden om TeamLink3 te ontwikkelen. Het product werkt zowel op Windows als op Linux en wordt geleverd met een plug-in voor Outlook. De werking is verbluffend eenvoudig en voor klein zakelijke omgevingen zeer effectief: TeamLink gebruikt een gedeelde map op het netwerk. Installatie is daarom eenvoudig en behelst slechts enkele megabytes. Zowel op de server als op de client verschijnt na de setup een wizard, waarbij de 'lastigste' stap het aanwijzen van de gedeelde map is. De Windows-versie die we voor deze test bekijken werkt op 2000, XP en Windows 2003 Server. De Linux-versie wordt met backup-software en firewall geleverd. Norman Anti-Virus krijgt u er gratis bij inclusief updates. De Windows-versie kent WebAccess naar e-mail en agenda, het Linux-product heeft dit nog niet. Connectux komt binnenkort ook met een spam-filter. Zonder mailserver is het product het goedkoopst. Die variant is interessant wanneer u bij voorkeur gebruikmaakt van e-mail bij een internetprovider. Het product kost dan € 299, € 200 goedkoper dan de versie mét mailserver. Wat ons bevalt is de eenvoud van het programma en de goede Outlook-'pasvorm'. Een perfect product voor wie eenvoud zoekt en niet geïnteresseerd is in instellingen, logbestanden en rapportages van de mailserver. Conclusie De perfecte vervanger van Exchange is er niet. Geen van de hier besproken producten biedt de Outlook-gebruiker alles wat hij ook krijgt bij Exchange, maar daarvoor zijn Outlook en Exchange dan ook te nauw met elkaar verbonden. Wel kunt u met de geteste producten met de basisfuncties van Outlook aan de slag. Novell Small Business Suite en Suse OpenExchange hebben het in deze test het moeilijkst. Deze producten zijn weliswaar fraai, maar hebben een sterke eigen identiteit: hun kracht ligt elders en als Outlook-gebruiker zie je maar een klein deel van de vele mogelijkheden terug. Deze producten komen beter uit de verf als u niet Outlook maar hun eigen client of webclient gebruikt. TeamLink3 en MDaemon passen daarentegen uitstekend bij Outlook. Onze voorkeur gaat uit naar Mdaemon met zijn vele opties. Vanwege de gebruiksvriendelijkheid van TeamLink en de gunstige prijs is dit pakket zeker een goede tweede. Ip-adres, mx, dns, router en OpenRelay Het opzetten van een eigen server die alle e-mail binnenshuis afhandelt vereist een aantal voorzieningen. De server moet vanaf het internet te vinden zijn met een domeinnaam; deze moet u registreren en onderbrengen op een betrouwbare Dynamic Name Server (dns). Voor een .nl naam kan een provider deze twee stappen zetten, tegen betaling. Voor .com namen zijn er goede en goedkope dienstverleners op internet als register.com of godaddy.com. Na registratie kan een ip-nummer aan de naam gekoppeld worden, en door gebruik te maken van het zogenoemde mx-record kunt u aangeven dat een andere server de e-mail afhandelt. Zo brengt u bijvoorbeeld de webpagina onder bij de provider voor een optimale snelheid, en handelt uw adsl-aansluiting de e-mail af. De router op de zaak moet dan wel worden opengezet voor smtp (poort 25) en eventueel voor pop3 (110), imap3 (220) en imap4 (143) als u van buitenaf mail wilt ophalen. Bedenk wel dat een mailserver hierdoor kwetsbaarder is en bestand moet zijn tegen indringers op internet. Bovendien moet hij up-to-date worden gehouden. Voorkom dat de server 'open' staat en zo misbruikt kan worden door spammers. Kijk hiervoor op ordb.org onder test een open relay voor een