Grote bedrijven hebben vaak een centrale agenda op basis van een duur softwarepakket. Maar een agenda delen kan ook gratis. Bovendien is het heel eenvoudig: binnen een paar stappen richt je een agenda zó in dat iedereen binnen het bedrijf of de afdeling ervan profiteert. Je Google Agenda delen met collega's doe je als volgt.
Wanneer je een Google-account aanmaakt (dat geldt overigens ook voor een Apple ID), krijg je daar automatisch een kalender/agenda bij. Dit is je hoofdagenda en die is standaard met niemand gedeeld. Je kunt daar direct afspraken aan toevoegen wanneer je naar calendar.google.com surft.
Wanneer je echter een agenda met iemand wilt delen, is het niet altijd handig om dat met je hoofdagenda te doen. Met je collega’s wil je in de gedeelde agenda bijvoorbeeld vergaderingen, afspraken bij klanten enzovoort plaatsen, en die wil je waarschijnlijk niet in dezelfde agenda hebben staan als bijvoorbeeld de afspraak bij de tandarts of een borrel met vrienden.
Wanneer je meer dan één agenda gebruikt, kun je heel eenvoudig filteren, waarover meer in stap 5. Om een agenda te maken in Google Agenda, klik je op het plusteken rechts boven het kopje Mijn agenda’s in het linkerdeelvenster en kies je voor Nieuwe agenda. Je kunt hier een belangrijke afweging maken: maak je een agenda voor iedere collega afzonderlijk, of maak je een agenda voor de afdeling of het bedrijf als geheel?
Het voordeel van de eerste optie is dat je collega’s onderling niet met elkaars afspraken worden geconfronteerd, terwijl de leidinggevende een totaaloverzicht heeft. Het nadeel is dat je bij elke afspraak goed moet opletten dat je die in de juiste agenda zet. Wij gaan in dit artkel voor de eerste optie. Geef de agenda een naam, een beschrijving, kies een tijdzone en klik vervolgens op Agenda maken.
Kalender delen
Wanneer je een agenda hebt aangemaakt, wil je die uiteraard delen met de betrokken persoon/personen. Dit is waar de eerste stap relevant is, want het is het makkelijkst om een Google-agenda te delen met iemand die ook andere diensten van Google gebruikt, een Apple-agenda met iemand die een Apple ID heeft, enzovoort.
In de volgende stap laten we je zien hoe je het kunt oplossen als er binnen een bedrijf/afdeling verschillende platforms worden gebruikt. In deze stap gaan we ervan uit dat de andere collega’s, net als jij, gebruikmaken van Google Agenda.
Om anderen toegang te geven tot de agenda(‘s) die je zojuist hebt aangemaakt, klik je op de drie stipjes naast de naam van de agenda die je wilt delen en vervolgens op Instellingen en delen. Je kunt nu aangeven of je deze agenda openbaar wilt maken (onder het kopje Toegangsrechten), maar dat lijkt ons een uiterst slecht idee voor een agenda met daarop bedrijfsinformatie. Handiger is het om de agenda alleen te delen met de betrokken personen. Je doet dat door de e-mailadressen van de personen in kwestie in te vullen onder het kopje Delen met specifieke mensen en vervolgens aan te geven of deze personen alleen mogen kijken of ook wijzigingen mogen aanbrengen.
Let op: het heeft geen zin om hier een e-mailadres in te vullen dat niet van Gmail is. Externe adressen werken niet en krijgen geen uitnodigingsmail. Gmail-adressen die je hebt toegevoegd krijgen dat wel en kunnen de agenda direct zien.
Wanneer je bij het delen een Gmail-adres hebt ingevuld, krijgt de persoon in kwestie een e-mail met daarin een notificatie van het feit dat jij hem of haar hebt uitgenodigd voor een gedeelde agenda. Wat zowel handig als een beetje dubieus is, is dat je niet de keuze krijgt om de gedeelde agenda te weigeren; hij wordt automatisch toegevoegd onder het kopje Mijn agenda’s.
Mocht iemand je onverhoopt hebben toegevoegd aan een agenda waar je geen onderdeel van wilt uitmaken, dan kun je op het pijltje naar beneden naast de betreffende agenda klikken en vervolgens op Instellingen en delen. Vervolgens kun je helemaal onderin kiezen voor Afmelden (als je je alleen wilt afmelden) of Verwijderen als je wilt dat de agenda voor niemand meer beschikbaar is. De agenda verdwijnt dan direct uit het overzicht.
Google agenda delen met iPhone
In de vorige stap gaven we aan dat je alleen een Gmail-adres kunt opgeven bij het delen van je agenda. Maar wat als iemand anders binnen het bedrijf bijvoorbeeld de agenda van Apple gebruikt, maar toch graag de afspraken wil synchroniseren. Dat lijkt heel ingewikkeld, maar het ís gelukkig heel eenvoudig.
Log in op het iOS-apparaat waarop je de agenda wilt weergeven en navigeer naar Instellingen / Accounts en wachtwoorden / Nieuwe account. Kies vervolgens voor Google en log in met het e-mailadres en wachtwoord van je Google-account. Bij de opties die je kunt inschakelen, schakel je in dit geval alleen Agenda’s in. Wanneer je nu de app Agenda op het apparaat opent, heb je direct toegang tot de agenda van Gmail en worden afspraken (mits in de juiste agenda gezet) gesynchroniseerd.
Let op: aangezien op deze manier ook mail en contactpersonen gesynchroniseerd kunnen worden op het toestel van je collega, is het niet handig om hiervoor je hoofdaccount te gebruiken. Verstandiger is dan waarschijnlijk om een bedrijfsaccount op Google aan te maken.
Afspraak inplannen
Nu je de agenda hebt aangemaakt en gedeeld met iedereen die daar toegang tot zou moeten hebben, wordt het tijd om een afspraak in te plannen. Hoe je dat doet, is heel belangrijk, want het is niet zo dat elke afspraak die je inplant automatisch met alle agenda’s wordt gedeeld.
Open je Google Agenda en klik op de dag of het tijdstip waarop je een afspraak wilt inplannen. Geef de afspraak een naam en klik vervolgens op Meer opties om meer gegevens toe te voegen dan wel aan te passen. Zo kun je aangeven dat de afspraak de hele dag duurt, waar die zich voltrekt, kun je een bijlage toevoegen enzovoort. Maar het belangrijkst in dit geval is dat je de afspraak toewijst aan de juiste agenda. In ons voorbeeld hebben we een agenda aangemaakt voor alle collega’s binnen de afdeling Marketing (voor het gemak even Bob, Frank, Jasper en Linda genoemd).
Als je de agenda van Bob met Bob hebt gedeeld en de agenda van Linda niet (wat logisch is als Linda niet zoveel te maken heeft met de afspraken van Bob), dan krijgt Bob dus alléén de afspraken te zien die je toewijst aan de agenda van Bob.
Agenda’s filteren
Aan het begin van dit artikel hebben we aangegeven dat het niet handig is om je hoofdagenda te gebruiken voor het inplannen van allerlei familiezaken (tenzij je verder zelf helemaal niets doet met die agenda natuurlijk). Of je nu een agenda hebt aangemaakt voor iedere collega zoals wij, of een agenda voor de afdeling als geheel, je agenda zal vrij snel vollopen met afspraken. Soms wordt dat erg overzichtelijk, zeker wanneer er afspraken overlappen.
Normaal is overlap een slechte zaak, maar als Bob bijvoorbeeld een afspraak heeft in Dronten en Jasper op hetzelfde moment in Almere, dan is de overlap geen enkel probleem, want verschillende mensen, verschillende afspraken. Maar het is dan wel fijn als je de weergave van de agenda even uit kunt zetten, zodat je niet wordt afgeleid door andere afspraken, terwijl je er nog wel een notificatie van krijgt. Dat kan heel eenvoudig door in Google Agenda links onderin op het vierkantje voor de agenda’s te klikken die je niet wilt weergeven.
Als het vakje niet met een kleur gevuld is, worden afspraken in die agenda niet in je hoofdoverzicht getoond. Zo kun je dus heel eenvoudig overzicht aanbrengen, maar ook heel specifiek afspraken per persoon bekijken, als je iedereen een eigen agenda hebt gegeven.
Tekst: Martin Gijzemijter