" Voor eenvoudige databaseprojecten kun je in principe heel goed toe met een spreadsheet. Wordt het wat ingewikkelder, dan is er veel voor te zeggen om over te stappen op een dbms (Database Management System). Voor het echt zware werk moeten we echter gaan kijken naar een relationele database (rdbms). In deze test bekijken we vijf uitgebreide databasepakketten en beoordelen deze op hun geschiktheid voor klein zakelijk- of thuisgebruik. Gebruiksgemak is daarbij natuurlijk een belangrijke factor, maar nog zwaarder weegt veilige en accurate dataopslag, zodat u zich om datacorruptie geen zorgen hoeft te maken. Ook moet u data in allerlei gewenste formaten kunnen opvragen, dat is tenslotte het hoofddoel van een database. Omdat de algemene overtuiging is dat dit alles het best werkt in een relationele database beoordelen we de pakketten vooral ook op de kwaliteit van de database-engine. In een tijd van toenemend internetgebruik bekijken we natuurlijk ook hoe gemakkelijk u uw gegevens op het web of op een intranet kunt publiceren. De meeste pakketten uit deze test maken deel uit van een bundel. We laten functies van zo'n bundel echter alleen meewegen wanneer ze kunnen worden gebruikt voor gegevens uit de database. ***para-1 cmyk.tif Bij het herstructureren van een Paradox-tabel kunt u minima, maxima en standaardwaarden instellen. ***para-2 cmyk.tif Paradox genereert automatisch webpagina's van rapporten, gereed voor publicatie. Corel Paradox 11 Paradox begon ooit als dos-programma en werd groot gemaakt door Borland. Het dankte zijn grote populariteit vooral aan zijn kracht en gebruiksgemak. Tegenwoordig maakt Paradox deel uit van WordPerfect Office 11. Om nieuwe gebruikers met het pakket vertrouwd te maken is er een tutorial die werkt met een voorbeelddatabase. Helaas introduceert deze tutorial complexe begrippen (zoals data-integriteit) zonder er uitleg over te bieden. Daarvoor moet dieper in het helpsysteem gedoken worden. Een uitgewerkte case leert de voordelen van het werken met databases die uit meerdere tabellen bestaan. Daarnaast zijn er nog de Experts, een soort wizards om snel tabellen mee te bouwen. Na het aanmaken van een tabel kunt u via Restructure veldeigenschappen definiëren zoals verplichte invoer, minima, maxima en standaardwaarden. Ook vindt u hier de instellingen voor de referentiële integriteit (hiermee wordt geregeld dat informatie in andere tabellen waar naar wordt gerefereerd, ook daadwerkelijk bestaat). U kunt meerdere wachtwoorden koppelen aan verschillende sets met rechten, zelfs tot op veldniveau. Zijn de tabellen klaar, dan kunt u ze aan elkaar koppelen met de Visual Database Designer. Om formulieren en rapporten te maken vanuit meer dan één tabel dient u via de Data Model Designer tijdelijke koppelingen te maken. Dit datamodel kunt u vervolgens als basis voor toekomstige formulieren en rapporten gebruiken. Om tot hier te komen hebt u gebruik moeten maken van een Expert, een dialoogbox en twee Designers. Dit is typerend voor de overvloed aan gereedschappen in Paradox' enigszins versnipperde interface. Maar liefst 36 bestandsextensies zorgen bovendien dat het aantal opgeslagen bestanden tijdens het werk snel toeneemt. Paradox is een echte zwaargewicht: het gebruikt de standaardterminologie van tabellen, velden en sleutelvelden en komt al vroeg in de tutorials met referentiële integriteit op de proppen. Het programma besteedt zelfs aandacht aan normalisatie, een onderwerp dat meestal wordt gemeden maar dat van groot belang is voor goedgestructureerde databases die flexibele data-analyse toestaan. WordPerfect Office bevat naast Paradox ook de Corel Web Server. Hiermee kunt u formulieren statisch en rapporten en tabellen zowel statisch als dynamisch als webpagina publiceren. Om een bestaand rapport als statische html-pagina te publiceren volstaan drie simpele stappen in een Expert. Statische pagina's worden opgeslagen als htm-bestand en dynamische worden per verzoek aangemaakt. Paradox importeert ook html-bestanden. Paradox is een serieus en krachtig programma, maar niet het makkelijkste om onder de knie te krijgen. Bij het opstarten zien we bijvoorbeeld een rij pictogrammen waaronder Open Database. Klikt u daarop dan vraagt het programma u een alias te selecteren zonder uit te leggen waarom een alias nodig is. De ietwat schizofrene interface van het programma maakt het er ook niet makkelijker op. Soms staan de tabbladen van dialoogvensters aan de bovenkant, dan weer aan de zijkant. Bij het ontwerpen van formulieren kunnen we sommige objecteigenschappen (naam van een knop, positie op het scherm) aanpassen door rechtsklikken, terwijl voor andere de Text Formatting Toolbar (voor het lettertype) of de Object Explorer (voor de aan de knop gekoppelde actie) nodig is. Dat alles betekent flink studeren om te leren waar functies zich bevinden. Ondanks zijn complexiteit is Paradox een krachtig programma waarmee u goed gestructureerde, efficiënte databases kunt bouwen. ***dbbfmp-2 cmyk.tif De kant-en-klare Event Planning-database van Filemaker Pro. ***dbbfmp-1 cmyk.tif Het opzetten van een identificatieveld dat aan elk record een uniek en onveranderbaar nummer toekent. Filemaker Pro 6 Filemaker Pro (FMP) heeft zo zijn eigen manier om met data om te gaan. Informatie over één onderwerp wordt in een bestand opgeslagen en zo'n bestand noemt FMP een database. Bestanden kunnen aan elkaar worden gekoppeld door middel van sleutelvelden die in de terminologie van FMP Match Fields heten. Ook aan de termen 'Lookup' en 'Portal' geeft FMP zo zijn eigen draai, waarbij de eerste staat voor een manier om data van het ene naar het andere bestand te kopiëren en de tweede voor een type object dat u in een 'layout' (standaardterm: formulier) kunt plaatsen. Aan de slag gaan met FMP is simpel dankzij een uitstekende introductie waarvoor u zo'n vier uur moet vrijmaken. Daarna kunt u direct zelf een platte database maken, zeker wanneer uw project in de buurt komt van één van de meegeleverde sjablonen voor zakelijk, educatief of thuisgebruik. Uiteraard zullen aanpassingen onvermijdelijk zijn. Om een solide applicatie neer te zetten is oplettendheid geboden. U moet heel wat opties instellen om te zorgen dat sleutelvelden uniek en onveranderbaar zijn. Let vooral op de opties 'do not allow user to override validation' en 'prohibit modification of value'. Een van de veldtypes die FMP biedt heet 'container'. Deze dient voor de opslag van plaatjes (onder meer jpeg, tiff en pcx), filmpjes (avi, Quicktime), geluiden (wav) en andere speciale objecten, zoals Excel-grafieken en Microsoft Map Point-plattegronden. FMP kan verschillende bestandstypen importeren en exporteren, zoals dbf en dif. Ook kan het programma uit de voeten met xml. U kunt xml-bestanden direct importeren wanneer ze voldoen aan Filemakers FMPXMLRESULT-formaat. Is dat niet het geval, dan kunt u gebruik maken van de Extensible Stylesheet Language for Transformations (xslt) om het bestand in de juiste vorm te gieten. Voor het publiceren van databases op internet of intranet bevat FMP een Web Companion. Deze biedt een cgi-applicatie (Common Gateway Interface), zodat webbrowsers de aangemaakte pagina's kunnen lezen. Een ingebouwde homepage helpt u op weg, maar u kunt ook zelf iets in elkaar zetten; daar hebt u dan wel een aparte html-editor voor nodig. U kunt aan uw bestanden verschillende beveiligingen toekennen om toegang te beperken. Het programma staat daarbij maximaal tien gastgebruikers toe. Voor dat doel houdt de Web Companion de inkomende ip-adressen bij. Heeft een adres gedurende twaalf uur geen toegang verzocht, dan wordt een nieuw adres toegelaten. Bij een beperkt aantal gebruikers is die goed te doen, maar om bijvoorbeeld klanten een database met producten te laten doorzoeken is het ongetwijfeld onvoldoende. U kunt bestanden ook delen in een netwerk. In dat geval kunnen maximaal tien bestanden kunnen door maximaal tien gebruikers tegelijk worden benaderd. Is uw behoefte groter, dan is Filemaker Server wellicht een optie. Gedeelde bestanden moeten zich op één hostmachine bevinden en om de prestaties optimaal te houden kunt u die machine ook het best uitsluitend voor dat doel gebruiken. Gegevens uit andere databases roept u op met behulp van FMP's odcb-ondersteuning. (Open DataBase Connectivity) Er worden odcb-stuurprogramma's meegeleverd voor import van tekst (Windows en MacOS), Oracle 8 (Windows), Oracle 7 (Mac) en SQL Server 7 (Windows). Wanneer u vooral met platte databases werkt, slechts weinig gebruikers bedient en in een gemengde Windows/Mac-omgeving werkt is Filemaker Pro een aantrekkelijke optie. ***Appr-1 cmyk.tif Het Contacten/Namen-formulier gemaakt met een sjabloon biedt een enorm aantal velden. ***Appr-2 cmyk.tif Het kiezen van het gewenste dataformaat in Approach. IBM Lotus Approach Approach maakt deel uit van kantoorbundel Lotus Smartsuite, een product van IBM. Deze kantoormachinegigant weet alles van databases. Het zware DB2 wordt immers gebruikt door 's werelds grootste organisaties. Approach bevindt zich aan het andere eind van het spectrum en richt zich op thuisgebruik en kleine ondernemingen. Net als Filemaker heeft Approach zo zijn eigen terminologie. Een database is de plek om gegevens over één onderwerp op te slaan (algemener bekend als 'tabel') en deze worden aan elkaar geknoopt door middel van koppelvelden ('join fields'). Een eerste kennismaking is simpel genoeg. De functie 'Planning a Database' in het opstartscherm wijst u de weg. Hier leert u van alles over het opzetten van databases met meervoudige koppelingen, bijvoorbeeld een filmdatabase waarbij acteur X allerlei titels op zijn naam heeft, terwijl tegelijk allerlei films diezelfde acteur op de lijst met spelers hebben staan. Approach legt keurig uit wat voor structuren nodig zijn om dit soort databases mogelijk te maken. Approach biedt kant-en-klare zogeheten Smartmaster-applicaties; deze zijn echter vaak behoorlijk complex en sluiten dus waarschijnlijk niet precies aan bij uw behoeften. Nuttiger zijn de sjablonen (Smart Templates) die de complete opzet bevatten voor databases van bijvoorbeeld zakelijke contacten, familie en vrienden, of uw inventaris. Bij het zelf opzetten van een database moet u verschillende opties instellen om er voor te zorgen dat velden met unieke gegevens worden gevuld. Wie nalaat deze instellingen nauwkeurig te doen eindigt onherroepelijk met rommelige gegevens. Approach kent geen eigen bestandsformaat voor data en werkt met een verwarrend scala aan bestandstypen. Data slaat u op in het oude dBase IV-formaat (dbf) of in het db-formaat van Paradox. Het eigen apr-formaat dient slechts om de presentatie van gegevens (stijl, lay-out, berekende velden, macro's en scripts) op te slaan. Multimedia en memo's worden opgeslagen in een afzonderlijk memo-bestand (dbt). Multimedia voert u in een speciaal veldtype in, genaamd Pictureplus, dat ook dient voor het verwerken van externe ole-objecten. Hebt u eenmaal een aantal databases gecreëerd en vanuit één daarvan koppelingen met de anderen gedefinieerd, dan kunt u - vreemd genoeg - de apr-bestanden van de andere databases verwijderen. Als de volledige functionaliteit in één enkel apr-bestand ligt opgeslagen, waarom moeten we er dan voor elke database afzonderlijk een maken? De applicatie Fastsite, die ook deel uitmaakt van Smartsuite, stelt u in staat geselecteerde gegevens in verschillende stijlen te publiceren op een lokaal medium, een internet- of intranetserver, een netwerkserver of - als u in Lotusland leeft - een Domino-server. U kunt gegevens ook toegankelijk maken via een speciaal soort rapportbestanden (apt) die kunnen worden gedownload vanaf een ftp-server. Ook kunt u gegevens delen via e-mail, door rapport- en databestanden als attachment mee te sturen. Binnen Smartsuite kunt u beveiligingen instellen voor werkgroepen door middel van Team Security. Gebruikers van Notes kunnen veldgegevens uitwisselen tussen Notes en Approach via Notes/FX. Approach-applicaties kunnen bovendien als object worden toegevoegd aan Notes-rapporten. Wordt zo'n Notes-rapport opgevraagd dan stuurt Notes het verzoek door naar Approach van waaruit de rapportage wordt verzorgd. Approach profiteert volop van de extra's van Smartsuite. Het onderdeel Fastsite is een nuttige hulp voor iedereen die zich snel op het web wil presenteren. ***access1.bmp Het openen van het voorbeeldproject van Access heeft wel wat voeten in de aarde maar biedt uiteindelijk wel een goede kennismaking. ***access2.bmp Met Data Access pagina's kunnen gegevens eenvoudig via internet worden gemanipuleerd. ***PCM Keuze Beste Product Microsoft Access 2003 De database voor de SOHO-markt waarmee Microsoft al jaren aan de weg timmert is Access, onderdeel van Office Professional en het kleine broertje van zwaargewicht SQL Server. De indeling van het product is overzichtelijk, maar toch wilde een eerste kennismaking in het verleden nog al eens problemen opleveren door het ontbreken van een heldere introductie met bijpassend voorbeeldmateriaal. Wie Access 2003 zonder kennis vooraf en zonder een letter te hebben gelezen wil doorgronden vindt een tweetal voorbeeldbestanden onder de namen 'Voorbeelddatabase Noordenwind' en 'Access voorbeeldproject Noordenwind'. Openen we een van die twee, dan krijgen we een foutmelding die betrekking heeft op een niet ge'nstalleerd servicepack voor Jet 4.0, plus de link naar de updatesite van Microsoft. Na enig zoeken (het is geen essentiële update) vinden we het juiste bestand. Wie vervolgens maar meteen het voorbeeldproject wil openen krijgt allerlei meldingen over sql-componenten die moeten worden ge'nstalleerd. Logisch, want dit voorbeeld werkt met SQL Server, maar het is wel knap verwarrend voor de argeloze nieuwkomer. Gelukkig vindt deze in de voorbeelddatabase wel wat hij zoekt en zal van het gebodene al snel de smaak te pakken krijgen. Wel moeten we daarbij opmerken dat een goede koppeling tussen dit voorbeeldbestand en de helpteksten (met name de introductie in deze complexe materie) niet had misstaan. Aan overzichtelijkheid geen gebrek, bij Access. Vrijwel alles vindt u onder handbereik in het Database Venster. Hier vindt u van een geopende database de tabellen, rapporten, query's, formulieren en Data Access pagina's. Met die laatste zijn we meteen aangeland bij de link tussen Access en internet. Data Access pagina's zijn dynamische html-pagina's waarmee iedereen die daartoe de rechten heeft en over Office beschikt, op interactieve wijze gegevens in bestanden kan raadplegen. Gegevens kunt u langs deze weg ook aanpassen, zodat het muteren van bestanden via een intranet of internet tot de mogelijkheden behoort. Om gebruikers zonder Office op dergelijke wijze toegang te verlenen moet u Active Server Pages (asp's) aanmaken en voor de publicatie daarvan is Microsofts Internet Information Server nodig, dat echter geen deel uitmaakt van de bundel. Uiteraard kunt u vanuit Access ook heel eenvoudig statische html-pagina's aanmaken. Elk van de componenten waaruit een database is opgebouwd kunt u vanuit het Database Venster aanmaken. Vaak is daarvoor een wizard beschikbaar. Wat daarmee is aangemaakt kunt u in Ontwerpweergave desnoods verder naar wens aanpassen. Op deze manier zet u bijvoorbeeld vrij snel tabellen op met verschillende veldsoorten, restricties, standaardwaarden, enzovoort. Behalve via Data Access pagina's, kunnen bestanden ook eenvoudig binnen een netwerkomgeving gedeeld worden. Het aantal gebruikers dat daarbij tegelijk kan werken is echter beperkt. Dat aantal kan vergroot worden door de data op één centrale schijf te houden en elke gebruiker een kopie te geven van formulieren, query's, enzovoort. Om dat proces te vergemakkelijken is er de Database Splitsen-wizard. Voor nog grootschaliger gebruik zult u moeten overstappen op SQL Server en ook daarvoor is conversiegereedschap beschikbaar. Helaas wijkt Access op een aantal punten af van de gebaande paden van de databasetheorie. Een voorbeeld is het veldtype Wizard Opzoeken dat naast gemak ook de nodige verwarring kan opleveren. Uiteraard bent u niet verplicht van dergelijke niet-standaard functionaliteit gebruik te maken. Ondanks enkele bezwaren - vooral als het gaat om de toegankelijkheid voor nieuwkomers - is Access 2003 een zeer solide applicatie om relationele databases mee te bouwen ***adabas-1 cmyk.tif Vanuit de data source view zien we links het Explorer-venster met de geopende tabel met contactpersonen. ***adabas-3 cmyk.tif Vanuit dit scherm vraagt u gegevens op. Onderin zien we de zoekopdracht, in het midden de tabellen en koppelingen en boven de resultaten. Sun Adabas D Sun biedt een kantoorbundel voor privé- en klein zakelijk gebruik in de vorm van Star Office 6.0. Hoewel bijna identiek aan de gratis open source bundel Open Office 1.1 ontbreekt in de laatste het onderdeel Adabas. Met een uitstekende handleiding en recht op eenmalige gratis ondersteuning is deze bundel een echt koopje. Adabas mag dan het databaseprogramma van Star Office zijn, het is geen product van Sun maar van het Duitse Software AG. Nieuwkomers die het programma in Star Office willen starten zullen ongetwijfeld schrikken: geen Adabas. Adabas draait namelijk niet los van de rest van de bundel, maar wordt als extra venster opgeroepen wanneer u aan een tekstdocument of spreadsheet werkt. Dit venster toont u de beschikbare databases en biedt de gelegenheid om gegevens op te vragen. Vanuit dit venster bouwt u bovendien nieuwe databases en zoekopdrachten. Bent u eenmaal aan deze werkwijze gewend, dan is het programma zelf simpel genoeg, al heeft het zo zijn eigenaardigheden. Bij het creëren van een nieuwe database krijgt u bijvoorbeeld drie systeembestanden te zien, terwijl u daar als gebruiker maar zelden iets mee kunt of mag doen. Zoiets is nodeloos verwarrend voor onervaren gebruikers. Ook de foutmeldingen doen nogal antiek aan. 'Integrity constraint violation' is formeel wel juist, maar aangeven dat u een primaire sleutel moet aanmaken zou duidelijker zijn. De bediening zwalkt dan ook heen en weer tussen onvriendelijk (als in bovenstaande voorbeelden) en uiterst intu'tief. Het maken van koppelingen tussen tabellen is bijvoorbeeld een simpele Drag&Drop-handeling in het Relation Design-venster en ook het maken van zoekopdrachten via voorbeelden (Query by Example) werkt soepel. Door op een koppeling te dubbelklikken kunt u alle records van een tabel opvragen met de bijpassende records van de andere of omgekeerd. Gegevens opvragen wordt daarmee heel simpel. Dat het programma deels zo intu'tief is, is een geluk, want u zult het zonder al te veel hulp moeten stellen. De handleiding maakt überhaupt geen melding van Adabas of het maken van nieuwe databases en de helpfunctie is zo georganiseerd dat u gedwongen wordt op trefwoorden te zoeken. Het maken van formulieren en rapporten gebeurt vanuit Star Office zelf en daar moet u ook zijn voor het exporteren van gegevens naar html. Overigens kunt u daar uitsluitend statische pagina's aanmaken. Hoe dat alles precies in zijn werk gaat is ook nog eens niet echt simpel te achterhalen. Het helpsysteem weet weinig te melden over Adabas-data en wij slaagden er zelfs na lang zoeken niet in een tabel naar html te exporteren. Een nieuwkomer zal zich in het zweet moeten werken om dit product te leren kennen. Geen achtergrondinformatie over databaseontwerp, geen tutorials en een krakkemikkig helpsysteem zorgen daar wel voor. Andere beperkingen zijn de limiet van drie gelijktijdige gebruikers, de maximale databasegrootte van 100 MB, het ontbreken van gedistribueerde database functionaliteit en het ontbreken van ondersteuning van Software AG zelf. Via een upgrade (www.adabas.com) kunt u een deel van deze minpunten echter opheffen. Conclusie Vier van de vijf database-applicaties uit deze test maken deel uit van een kantoorbundel, alleen Filemaker Pro is een stand-alone product. Alle programma's draaien onder Windows. Filemaker draait daarnaast op de Mac, terwijl Adabas er ook is voor Solaris, Sparc en Linux; handig om te weten wanneer u in een multi-platform omgeving werkt. Verwacht u in de (nabije) toekomst flinke groei in uw databasebehoeften dan is uitbreidbaarheid van belang. Paradox en Adabas zijn van zichzelf al zwaargewichten, al moet u de laatste dan wel eerst upgraden. Vanuit Access is het makkelijk overstappen naar het zware SQL Server. Deze drie scoren ook uitstekend als het gaat om relationele databases. Approach en Filemaker zijn het makkelijkst in gebruik en hebben de vriendelijkste leercurve. Hun nut blijft echter beperkt tot de meer kleinschalige projecten. Als het gaat om de tegenwoordig zo belangrijke webpublicatie, laat alleen Adabas de nodige steken vallen. De andere vier leveren hier prima prestaties waarbij Paradox in het bijzonder opvalt. Met dit alles in het achterhoofd is echter Access 2003 toch dé keuze wanneer u behoefte hebt aan een robuust en uitbreidbaar systeem. Filemaker is een goed alternatief voor gebruikers die minder complexe eisen stellen. *** Kader ***plat.bmp Bij een platte database staan alle gegevens in één tabel. Bij een niet al te grote hoeveelheid gegevens zouden we zo'n tabel ook best in een spreadsheet kunnen maken. ***relationeel.bmp Maar liefst acht tabellen zijn hier aan elkaar geknoopt tot een relationele database. Deze werkwijze zorgt voor een sterke inperking van de hoeveelheid in te voeren gegevens en verkleint de kans op fouten. Plat of relationeel? Voor de allersimpelste databasetoepassingen hoeft u zich niet per se gespecialiseerde software aan te schaffen; databases zijn er namelijk in twee smaken: de platte en de relationele. Voor de eerste soort kan een spreadsheet al volstaan. In een platte database slaan we alle gegevens over het onderwerp in kwestie in één enkele tabel op. Of het nu gaat om uw boekverzameling of de opbrengst van uw moestuin; alles staat in die ene tabel. Uiteraard biedt dit alles een grote mate van overzichtelijkheid. Er kleven echter ook grote nadelen aan. Neem als voorbeeld een database met boeken. Vermoedelijk bevat uw bibliotheek meerdere werken van een schrijver. Om die in te voeren moet ook telkens die schrijversnaam worden ingetypt. Dat is nodeloos veel werk en het introduceert de kans op afwijkende spellingen, bijvoorbeeld door tikfouten. Ook kost het meer schijfruimte dan nodig is. Nu hebben we daaraan tegenwoordig weliswaar geen gebrek, maar grotere bestanden leiden altijd tot langere zoektijden en tragere backups. Daarbij komt dat u in een platte database geen zicht krijgt op boeken van dezelfde auteur wanneer deze met vele pseudoniemen werkt (Brandt Corstius met zijn Battus, Raoul Chapkis, Jan Eter, Piet Grijs en vele andere) of zijn naam verandert (Reve). Deze problemen kunnen we opvangen door een relationele database te maken. Zo'n database bestaat altijd uit meerdere aan elkaar gekoppelde bestanden. In ons boekenvoorbeeld zou je een bestand met boektitels kunnen maken, een bestand met auteurs, een bestand met uitgevers en een bestand met categorieën. Zet u uw systeem op deze manier op, dan kunt u boeken gaan invoeren waarbij auteur, uitgever en categorie foutloos uit hun eigen tabel of uit een dropdown-lijstje worden geplukt. Uiteraard vergt deze werkwijze meer denkwerk vooraf. Welke zaken wilt u in een eigen tabel onderbrengen? Hoe wilt u de verschillende tabellen aan elkaar koppelen? Wat voor soort gegevens wilt u uit de database kunnen halen als deze gereed is? Over al dat soort vragen zult u vooraf diep moeten nadenken. De beloning is een gegevensbestand dat zo compact is als maar kan, waarin geen onnodige fouten kunnen sluipen en waarmee u dus altijd weet wat er gaande is. ***/kader *** invoegen Excel bestand: databases-nl.xls "