Ondanks dat diensten als WhatsApp, Telegram, Skype en Facebook flink populairder zijn geworden, gebruiken we voor de meeste (zakelijke) communicatie nog altijd e-mail. Met de volgende vijf tips kun je er nog meer uit je mail halen.
Dit artikel is gepubliceerd in opdracht van Mijndomein.nl. De redactie van PCM was niet betrokken bij de totstandkoming van dit artikel.
Tip 5. Niet meesturen maar delen
Stuur je een document, afbeelding, filmpje of ander bestand naar een kennis, relatie of klant? Niet doen. Dit maakt e-mail langzaam, zorgt ervoor dat databundels sneller op zijn en kan er zelfs voor zorgen dat berichten worden tegengehouden door het spamfilter. En waarom zou je ook want vrijwel alle online opslagdiensten zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox maken het mogelijk om een unieke directe downloadlink te maken naar de map of het bestand dat je wilt delen. Als je een eigen hostingaccount hebt kun je met ownCloud zelfs een eigen online opslagdienst inrichten (link naar artikel over ownCloud) zodat delen wel heel eenvoudig wordt.
Tip 2. Gebruik IMAP
Wanneer je bij je hostingaccount een e-mailadres hebt ingesteld en je wilt via dit adres berichten versturen en ontvangen, heb je bij het instellen in je e-mailprogramma de keuze tussen POP of IMAP. Het belangrijkste verschil tussen deze twee e-mailprotocollen is dat bij IMAP alle berichten op de server worden opgeslagen en je er op zo voor zorgt dat je alle inkomende of uitgaande berichten en je e-mailmappen ook op bijvoorbeeld je smartphone of tablet kunt bekijken. En ook wanneer je inlogt met webmail, zul je alle berichten kunnen terugvinden. Lees hier meer over IMAP vs POP.
Tip 3. Automatisch antwoorden inschakelen
Bij de meeste bedrijven, verenigingen of andere organisaties is het mogelijk om direct contact op te nemen via een contactformulier op de site of door een bericht te sturen naar het info@-adres. Zeker bij een eerste contact is het verstandig om snel te reageren. Bij sommige hostingaanbieders zoals Mijndomein is het mogelijk om in de e-mail instellingen van je hosting account een zogeheten ‘auto reply’ in te stellen. Hiermee zorg je ervoor dat iedereen die voor het eerst contact opneemt direct een bevestigingsmailtje krijgt. Je kunt deze functie ook inschakelen wanneer je op vakantie gaat of wanneer je door een andere reden niet in staat bent om je e-mail direct te beantwoorden.
Tip 4. Claim een eigen domeinnaam
Heel veel mensen hebben een e-mailadres bij een provider (bijvoorbeeld: @xs4all of @planet.nl) of bij een grote e-maildienst (@yahoo.com of @gmail.com). Zolang je tevreden bent, zit je goed maar op het moment dat je wilt wisselen van aanbieder, ben je dit mailadres kwijt. En zeker als je zzp’er of ondernemer bent, is zo’n ‘gratis’ e-mailadres niet erg professioneel. Een eigen domeinnaam met webopslag en een ongelimiteerd aantal e-mailadressen (@jouwdomeinnaam.nl) kost minder dan 40 euro per jaar. Hiermee heb je volledige controle over je e-mail en die van eventuele medewerkers.
Tip 5. Stel een automatisch handtekening in
Nog vaak zien we dat mensen e-mail versturen zonder handtekening of - erger – de standaard handtekening niet aanpassen. In dat laatste geval staat er onder zo’n mailtje een melding als ‘Verzonden vanaf mijn Samsung Galaxy’. Gebruik je een e-mailprogramma als Outlook of Mail, dan is het mogelijk om ieder uitgaand bericht van een fraaie handtekening te voorzien. Er zijn online handleidingen te vinden voor Windows Live Mail, Outlook en Apple Mail. Wil je een afbeelding aan de handtekening toevoegen, upload deze dan eerst naar je eigen hostingaccount en link naar dit plaatje in je handtekening. Alleen zo zorg je ervoor dat anderen de afbeelding van bijvoorbeeld je logo daadwerkelijk kunnen zien. Let op want op de meeste mobiele apparaten is het alleen mogelijk om een handtekening toe te voegen die alleen uit ‘platte’ tekst bestaat
