In Office 2016 is het makkelijker geworden om bestanden met anderen te delen. Bovendien werkt deze functie uniform voor alle onderdelen zoals Excel, Word en Powerpoint.
Rechtsbovenaan iedere Office-applicatie vind je de optie Delen. Als je daarop klikt, wordt aan de rechterkant van je venster een extra deel geopend, met daarin verschillende mogelijkheden om het document waaraan je aan het werk bent, te delen met anderen. Eerst echter moet het bestand altijd worden opgeslagen. Het delen van een bestand in Office kan namelijk alleen maar als er ergens fysiek een bestand (en een bestandsnaam) aanwezig is. Sla het document dus eerst op, het makkelijkst doe je dat via de knop Opslaan naar cloud, die is verschenen aande rechterkant, nadat je op Delen hebt gedrukt.
Het delen van bestanden in Office 2016 verloopt namelijk altijd via die cloud. Klik je op de Opslaan naar cloud-knop, dan kun je kiezen uit een van de standaard clouddiensten van Microsoft. Dat kan de cloudomgeving zijn van je werk (OneDrive for Business) of je persoonlijke OneDrive-omgeving (OneDrive Persoonlijk). Heb je je al eerder aangemeld bij OneDrive, dan kun je direct vanuit het Opslaan als-menu je document opslaan in de cloud.
Eenmaal in de cloud opgeslagen, keer je weer terug in het hoofdscherm van je applicatie en verschijnen aan de rechterzijde extra opties voor het delen van je bestand. Je kunt personen uitnodigen die het document ontvangen door direct het e-mailadres in het bovenste veld in te voeren. Office controleert direct of het ingevoerde e-mailadres toebehoort aan je organisatie (bijvoorbeeld als je een Office 365-account van je werk gebruikt).
Je geeft een gebruiker met wie je het document wilt delen ook meteen de juiste machtigingen. Met de knop onder het invoerveld van het e-mailadres kun je opgeven of de ontvanger het document ook mag bewerken (Kan bewerken) of alleen mag inzien en niks kan wijzigen (Kan bekijken). Heb je alles goed ingesteld, dan kun je eventueel nog een bericht intypen voor de uitdnoding. Klaar? Klik dan op de knop Delen.
Er wordt nu een mail gestuurd naar degene met wie je het document wilt delen. Als je meerdere gebruikers wilt toevoegen, dan kan dat ook. Tussen ieder e-mailadres plaats je dan een punt-komma.
De ontvanger krijgt een link in de e-mail, waarmee het document in de online versie van de applicatie wordt geopend. De ontvanger ziet het document dus in de browser.
Tegelijk werken
De kracht in het delen van bestanden via Office 2016 zit 'm natuurlijk in het feit dat je tegelijkertijd in de bestanden kunt werken. Zo kan iemand anders bijvoorbeeld een stuk tekst typen, terwijl de ander bezig is in een ander deel van het document. Alle gebruikers die samenwerken in een enkel bestand kunnen zien wat de ander doet. In Excel worden bijvoorbeeld de cellen van een andere gebruiker gemarkeerd met een andere kleur. Rechtsboven in het venster is te zien welke personen bewerkingen in het document aan het uitvoeren zijn.
Let wel: het samenwerken werkt het best als alle personen vanuit Office online aan het werk zijn. Alleen op die manier zie je ook de echte wijzigingen in het document direct. Als er een persoon 'offline' werkt, dus in de standaard Office-applicatie, dan ziet hij of zij alleen de wijzigingen wanneer het document wordt opgeslagen. Andersom zien de online gebruikers ook pas de wijzigingen op het moment dat het document is opgeslagen. Voor het beste resultaat en samenwerking werk je dus beter allemaal vanuit de browser.